8(800)350-83-64

Кадровое делопроизводство с нуля: пошаговые инструкции 2017 года

Содержание

Документы кадрового учета: новое для малых предприятий с 2017 года

Кадровое делопроизводство с нуля: пошаговые инструкции 2017 года

Все предприятия, независимо от формы собственности и организационно-правовой формы, должны иметь определенный перечень документов по кадровому учету.

Любые документы, изданные на предприятии, содержащие нормы трудового права, именуются локальными нормативными актами и, соответственно, после их издания они включаются в систему кадрового учета.

Документы кадрового учета
Распорядительные Приказы, распоряжения, решения, указания, личные карточки
Организационные Штатное расписание, Положение об оплате труда, Положение о премирование, Коллективный договор, Правила трудового распорядка, должностные инструкции
Информационно-справочные Внешняя входящая и исходящая документация, внутренняя переписка (докладные, служебные записки и пр.)

Организационные и распорядительные документы являются внутренними документами организации. В обязательном порядке у организации-работодателя должны быть следующие организационные документы:

  • правила внутреннего трудового распорядка;
  • положение об оплате труда;
  • положение о персональных данных;
  • штатное расписание.

В случае, когда организация выплачивает премии и (или) материальную помощь, то это следует закрепить либо в отдельных Положениях, либо включить в Положение об оплате труда.

Правила внутреннего трудового распорядка регламентируют порядок приема и увольнения сотрудников, время труда и отдыха, меры поощрения и взыскания и т.д.

Правила внутреннего трудового распорядка оформляются как приложение к коллективному договору, в случае отсутствия такового, оформляются как самостоятельный документ. Типовой формы правил внутреннего трудового распорядка в законодательстве нет. Документ составляется в произвольной форме.

В тексте правил внутреннего трудового распорядка рекомендуется указать:

  • общие положения;
  • порядок приема, перевода и увольнения сотрудников;
  • основные права и обязанности работодателя;
  • основные права и обязанности сотрудников;
  • режим рабочего времени и времени отдыха;
  • поощрения за успехи в работе;
  • ответственность за нарушение трудовой дисциплины.

Положение об оплате труда регламентирует порядок и условия оплаты труда в организации. В нем прописываются:

  • применяемые системы оплаты труда;
  • виды выплат, из которых складывается заработная плата (оклад, доплаты и надбавки);
  • условия и порядок выплат премии и материальной помощи;
  • условия, порядок и сроки начисления и выплаты заработной платы.

Коллективный договор не является обязательным документом для организации. Такой договор заключается между организацией и ее сотрудниками на добровольной основе, поскольку представляет собой одну из форм социального партнерства.

Коллективный договор может быть заключен как в организации в целом, так и в ее филиалах, представительствах и иных обособленных структурных подразделениях.

В первом случае действие коллективного договора будет распространяться на всех сотрудников организации, во втором — только на сотрудников соответствующего подразделения.

Положение о работе с персональными данными является обязательным документом организации, а его отсутствие влечет административную ответственность.

Работодатель самостоятельно определяет порядок хранения, обработки и использования персональных данных сотрудников и закрепляет его в локальном нормативном акте, в частности, положении о работе с персональными данными сотрудников.

Трудовой кодекс РФ не обязывает работодателей составлять штатное расписание, но на практике лучше это делать, так как штатное расписание позволяет: определить количество сотрудников и расходы на оплату труда по ним, а также будет служить дополнительным аргументом в вашу защиту при отнесении затрат на оплату труда в налоговые расходы.

При приеме на работу работодатель обязан ознакомить сотрудника с необходимыми локальными нормативными актами (положение о внутреннем трудовом распорядке, положение об оплате труда, положение о работе с персональными данными).

Принимая сотрудника на работу, следует заключить с ним трудовой договор. На основании трудового договора оформить приказ о приеме на работу. Затем на основании приказа внести запись в трудовую книжку сотрудника.

Если у сотрудника это первое место работы, работодатель должен оформить ему трудовую книжку. Ознакомить сотрудника с приказом о приеме на работу нужно в трехдневный срок с момента, когда он фактически приступил к работе.

Приказ доводится до его сведения под роспись. Все изменения в трудовой деятельности работника в организации сопровождаются приказами (распоряжениями): прием, увольнение, отпуск, перевод на другую должность и пр.

Формы приказов можно использовать типовые или разработать свои с указанием необходимых для приказа реквизитов.

Случаи перевода сотрудника на другую должность, изменения в оплате труда и т.п. нужно оформлять дополнительным соглашением к трудовому договору.

Обязательным кадровым документом является личная карточка. Личные карточки вести обязаны все организации, независимо от формы собственности и системы налогообложения.

Личная карточка заводится на каждого сотрудника при приеме на работу.

В карточке указываются все записи, которые вносятся работодателем в трудовую книжку (прием, перевод на другую должность, увольнение и пр.)

Организация не обязана вести личные дела сотрудников, так как это предусмотрено законодательством только для учреждений государственной, гражданской и муниципальной службы.

Следует упомянуть об обязанности работодателя составлять график отпусков. Составляют его на каждый следующий календарный год, не позднее, чем за две недели до наступления этого периода.

Должностная инструкция определяет должностные обязанности сотрудника, пределы его ответственности, квалификационные требования.

Должностная инструкция составляется в двух экземплярах, один из которых остается у работодателя после ознакомления и подписания ее работником, а другой отдается непосредственно работнику.

С 1 января 2017 работодатели, которые отнесены к микропредприятиям, вправе не разрабатывать локальные нормативные акты или утвердить только часть из них. Это касается, например, правил трудового распорядка, положения об оплате труда, должностной инструкции и т.д.

При отказе от внутренних локальных актов следует прописанные в них условия включить в трудовой договор.

Трудовой договор оформляется по типовой форме, утвержденной постановлением Правительства РФ от 27 августа 2016 г. № 858.

При этом работодатель вправе исключить из трудового договора пункты, которые он не должен заполнять в связи с характером работы, а также пункты примечаний к типовому договору.

Отказ от внутренних локальных актов следует зафиксировать внутренним документом (например, приказом). И ранее применяемые локальные акты признать утратившими силу.

В случае утраты статуса микропредприятия следует организовать кадровый учет по общим правилам.

Разработать все необходимые локальные нормативные акты по трудовым отношениям не позднее четырех месяцев с даты, когда в единый реестр субъектов малого и среднего предпринимательства внесли изменения.

Источник: https://delovoymir.biz/dokumenty-kadrovogo-ucheta-novoe-dlya-malyh-predpriyatiy-s-2017-goda.html

Кадровый учет с нуля

Кадровый учет с нуля

Вам поручили поставить кадровое дело с нуля. А опыта работы в этой области у Вас мало.

Может быть, Вы кадровик-новичок, либо вообще бухгалтер или офис-менеджер, на которого «повесили» кадры, либо начинающий предприниматель.

Тогда наше руководство Вам наверняка поможет. Оно составлено просто и доступно, специально для новичков в кадровом деле.

Итак, Вам поручили кадры. С чего начнём?

1. Запасёмся нужными законами, специальной литературой и программами. 

Лучший вариант справочной «литературы» — электронная библиотека «Пакет Кадровика» — в ней есть оооочень много бланков документов, необходимых для кадровой работы, и образцов их заполнения, есть пошаговые процедуры основных кадровых операций, книги, консультации и др.   

Решите с руководством вопрос о приобретении программы, в которой вести кадровый учёт. Таких программ множество, причём многие специализированные, весьма и весьма удобны. Некоторые обходят по функционалу 1С.

Но большинство компаний кадровый учёт ведут по традиции в 1С. Дело в том, что специалистов по сопровождению 1С предостаточно в любом городе, а вот специалистов по сопровождению иных программ найдёшь не везде.

2. Берём у руководства копии учредительных документов организации и внимательно их изучаем.

Все документы на участке кадров должны соответствовать учредительным документам фирмы, и никак им не противоречить.

Почитайте в Уставе порядок приёма директора (Вы же будете его оформлять) и установления ему зарплаты, срок, на который с ним можно заключать трудовой договор, в Уставе могут быть прописаны некоторые особенности.

Иногда в Уставе прописывают порядок приёма на работу ключевых руководящих работников и установления им систем оплаты труда (например с предварительного согласования общего собрания учредителей), и даже порядок утверждения штатного расписания.

3. Определяем перечень документов, которые должны быть на участке кадровой работы, и которые мы будем составлять. 

Список таких документов есть здесь. Понятно, что обязательные по закону документы Вы будете составлять в любом случае.

Уточните у руководства, какие из необязательных документов Вы будете составлять для фирмы.

Также заранее у директора можно уточнить, какие особые условия он хочет видеть в Правилах внутреннего трудового распорядка, иных локальных нормативных актах, в бланках трудовых договоров.

4. Оформляем директора

Проверьте, оформлен ли директор (генеральный директор) надлежащим образом. Если нет, то в первую очередь оформляем директора. Он первый работник! Из документов должно быть видно, с какой даты работает директор.

Пошаговая процедура оформления на работу директора есть в «Пакете Кадровика», необходимые образцы документов там же.

Еще в Пакете Вы найдёте семинар «Оформление трудовых отношений с наёмным директором» и массу консультаций по теме в соответствующем разделе консультаций.

5. Составляем штатное расписание, Правила внутреннего трудового распорядка, иные локальные нормативные акты (см. таблицу из пункта 3).

Наверняка в фирме еще нет штатного расписания и Правил внутреннего трудового распорядка и иных локальных нормативных актов. Составляем их.

Все эти документы согласовываем с директором. Учитываем замечания и пожелания директора, проверяем, не противоречат ли они законодательству.

Готовые варианты названных документов директор утверждает.

Обратите внимание, что штатное расписание имеет унифицированную форму, а не произвольную.

Если со штатным расписанием возникнут трудности, то в «Пакете Кадровика» посмотрите образцы заполнения штатного расписания, пошаговую процедуру разработки и утверждения штатного расписания, тематический семинар и соответствующий раздел консультаций по штатному расписанию. Также в Пакете можете найти образцы различных локальных нормативных актов, пошаговые процедуры их принятия, консультации, советы по составлению и т.д.

6. Разрабатываем типовой бланк трудового договора, который будет заключаться с работниками

Включаем в него все условия, которые выгодны и необходимы фирме.

В разделе «Трудовой договор» есть хорошие шаблоны трудового договора, а в базу данных «Пакет кадровика» входит книга «Принимаем на работу: оформление трудовых отношений в пользу работодателя».

Вот в частях 2 и 3 этой книги полезно и доступно рассказано, как составить законный, но в то же время выгодный трудовой договор.

7. Готовим другие документы, которые понадобятся нам для ведения кадровой работы в дальнейшем:

 Книги учета, журналы регистрации, табели учёта рабочего времени, бланки приказов, договор о материальной ответственности и др.

В «Пакете Кадровика» в разделе «Образцы документов» Вы можете взять бланки этих документов, распечатать их при необходимости, ознакомиться с образцами их заполнения, консультациями по оформлению и книгами, семинарами по теме. 

8. Решаем с руководством вопрос о том, кто будет вести трудовые книжки

Поскольку еще работники на работу не приняты, то сначала вести трудовые книжки придётся директору.

Издаем приказ о принятии директором на себя ответственности за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек.

Впоследствии директор может передать эти полномочия принятому кадровому работнику, тоже приказом.

9. Оформляем на работу работников.

На этом этапе Вы оформите массу документов: трудовые договоры, приказы о приёме на работу, личные карточки, трудовые книжки, Книгу учёта движения трудовых книжек и др. Бланки и образцы всех этих документов, консультации по их оформлению есть в «Пакете Кадровика». 

Затем сотрудники начнут трудиться и для кадрового работника наступит фаза трудовых будней, нужно будет вести табель учёта рабочего времени, оформлять график отпусков, оформлять отпуска, применение мер поощрения и взыскания, командировки, совмещения, увольнения и многое другое.

Источник: http://www.HR-OK.ru/kadrconsalt/ready/snylya.php

Кадровое делопроизводство с нуля. Пошаговые инструкции

В любой компании есть сотрудники, а это значит, что нужно организовывать кадровое делопроизводство. В больших организациях оно налажено, но в только начинающей свою деятельность компании нужно создавать его с нуля.

Этапы создания кадрового делопроизводства

Ответственность за создание кадрового делопроизводства может быть поручена разным сотрудникам. Это и создатель компании, и ее руководитель, и бухгалтер, и офис-менеджер.

Вне зависимости от того, кому поручена эта работа, создание делопроизводства подразумевает наличие опыта и знаний. Рассмотрим этапы организации кадрового делопроизводства.

Изучение всей полноты информации о кадровом делопроизводстве

Сотруднику понадобятся следующие ресурсы:

  • Нормативные акты: трудовое право, кадровая документация. Все нормы должны быть в последней редакции. Нужны они для соблюдения законодательства в процессе создания кадрового делопроизводства.
  • Методички, книги по делопроизводству.
  • Программа для ведения кадрового учета. Самая распространенная – 1С. Однако, помимо нее, существует множество других программ, включая те, которые обгоняют 1С по функционалу. Преимущество 1С заключается в том, что в каждом городе есть специалисты по обслуживанию системы.

Все справочные материалы можно достать бесплатно, однако программу придется приобретать.

Изучение учредительной документации

Сотруднику, который занимается организацией делопроизводства, нужно взять у руководителя копии учредительных документов.

Кадровая документация составляется именно на их основании. Информация о порядке найма директора берется из Устава.

Там же можно посмотреть иные условия трудоустройства:

  • Порядок установления заработной платы.
  • Срок заключения трудового договора.

В Уставе может быть изложен порядок найма на работу ключевых специалистов, установления штатного расписания.

Определение перечня документации

Перечень необходимой документации нужно согласовывать с руководством. Именно с директором следует обговаривать желаемые условия в правилах внутреннего распорядка, во внутренних нормативных актах. Рассмотрим документы, которые нужно оформлять в обязательном порядке:

  • Приказы, которые относятся к деятельности сотрудника. К примеру, это могут быть приказы о приеме на работу, увольнении, переводе на другую должность. Эти документы будут храниться на протяжении 75 лет.
  • Кадровые приказы. Срок хранения бумаг составляет 3-5 лет.
  • Карточки Т-2, в которые вносится информация о сотрудниках.
  • Трудовые книжки.
  • Трудовые договоры.

Эти документы обязана заводить компания вне зависимости от ее размеров.

Трудоустройство директора

Генеральный директор – первый сотрудник в компании. Если сотрудник поступает на службу на конкурентной основе, с ним заключается трудовой договор. Соглашение заключает председатель выборного органа.

Если в компании есть учредители, соглашение подписывается с ними. Если руководитель – это одновременно и учредитель, и ИП, он подписывает соглашение и за сотрудника, и за работодателя. В документе должна быть указана дата, с которой директор находится на службе.

Составление основной документации

Потребуется составить ряд документов:

  • штатное расписание;
  • правила распорядка в фирме;
  • прочие внутренние нормативные акты.

Документы требуется согласовать с директором. После того как все правки внесены, бумаги утверждаются. Образцы документов можно найти в интернете.

Штатное расписание составляется по унифицированной форме. Однако, если требуется, руководитель может оставить составление локального акта на свое усмотрение. В него можно вносить вспомогательные колонки. В штатном расписании прописывается следующая информация:

  • Наименование должности.
  • Число штатных единиц.
  • Размер оклада.
  • Надбавки сотруднику.

Все должности в расписании нужно указывать в порядке их значимости. Первым в списке значится генеральный директор, последними – вспомогательные сотрудники (к примеру, уборщики).

В трудовом распорядке нужно зафиксировать график работы компании. К примеру, это может быть посменная работа. Если требуется, в документ можно внести нюансы корпоративной этики, требования к внешнему виду сотрудников.

Необходимо подготовить журналы учета. В частности, выполняются следующие действия:

  1. Нумерация.
  2. Шнуровка страниц.
  3. Скрепление документа печатью.

Нумерация должна быть сквозной. Все листы должны быть пронумерованы. После этого нужно прошнуровать все листы, включая обложку. Хвостики выводятся за журнал. Скрыть их нужно бумажкой.

На ней нужно указать количество листов в журнале. Также должна стоять подпись руководителя или сотрудника, ответственного за ведение документа.

На журнале также нужно проставить дату начала его ведения, наименование компании.

Разработка типового бланка трудового соглашения

В типовой бланк нужно внести все условия трудоустройства сотрудников. К примеру, это могут быть следующие пункты:

  • Место работы.
  • Рабочие часы.
  • Заработная плата: размер и порядок выплат.
  • Бонусы, предоставляемые работодателем.

Бланк также включает в себя следующие сведения:

  • наименование компании, ее юридический и реальный адрес;
  • ФИО сотрудника;
  • должность, на которую принимается сотрудник;
  • срок, на который заключается соглашение;
  • тип трудового соглашения (основная работа или совместительство);
  • должностные обязанности.

ВАЖНО! Все условия, прописанные в бланке, должны соответствовать закону. В обратном случае они признаются недействительными. В остальном работодатель может вносить в соглашение любые сведения.

Подготовка прочей документации

Для дальнейшей кадровой работы понадобятся дополнительные документы:

  • книги учета;
  • соглашения о материальной ответственности;
  • бланки приказов и прочее.

Образцы документов также можно отыскать в интернете.

Решение о нюансах ведения трудовых книжек

В первое время заниматься ведением трудовых книжек может руководитель. Это нужно зафиксировать в соответствующем приказе о принятии ответственности.

Приказ нужно оформлять обязательно. В обратном случае на компанию налагается штраф.

В дальнейшем ответственность за ведение книжек можно переложить на других работников.

Принятие на работу сотрудников

На этом этапе потребуется оформление целого ряда документов, таких как:

  • трудовые соглашения;
  • приказы о приеме на службу;
  • трудовые книжки и книга учета их движения.

Оформление трудящегося на работу проводится по следующему алгоритму:

  1. Прием заявления у сотрудника.
  2. Ознакомление лица со всеми локальными актами (к примеру, с должностной инструкцией, положением об оплате труда).
  3. Заключение трудового соглашения (на документе должна стоять подпись руководителя и сотрудника).
  4. Второй экземпляр трудового договора выдается сотруднику.
  5. Заполняется личная карточка по форме Т-2.
  6. Оформление личного дела.

Вся документация (личная карточка, трудовое соглашение и прочее) передается в бухгалтерию. Нужно это для начисления зарплаты. Данный перечень документации установлен законом. Оформление каждой из этих бумаг является обязательным.

Источник: https://assistentus.ru/vedenie-biznesa/kadrovoe-deloproizvodstvo-s-nulya/

Инструкция по кадровому делопроизводству

Кадровое делопроизводство является неотъемлемой частью общего документооборота в любой компании.

Назначение документооборота – фиксировать и вести упорядоченный учет деятельности, как хозяйственной, так и всех остальных.

Таким образом, правильное и грамотное ведение документооборота позволяет не только

  • регулировать процессы, происходящие внутри компании,
  • вовремя отслеживать проблемные места,
  • находить неиспользованные резервы,
  • но и грамотно доносить экономические и внутрисистемные процессы до органов ревизии, работа которых, в первую очередь, и направлена на проверку документации.

Ревизиями кадрового делопроизводства занимается ГИТ (Государственная инспекция труда), в полномочия которой входит контроль правильности исполнения статей Трудового Кодекса РФ.

Каждый сотрудник, недовольный какими-либо действиями администрации, в праве обратиться с жалобой в ГИТ

На основании этого, создается комиссия, которая приходит на предприятие с проверкой факта недовольства.

В первую очередь, проверке комиссии будет подвергнута вся кадровая документация и, если обнаружатся недочеты в ее ведении, у предприятия могут возникнуть сложности, вплоть до судебного разбирательства.

Чтобы максимально обезопасить себя в части ошибок, нужно очень внимательно отнестись к составлению пакета документов кадрового делопроизводства еще на нулевом цикле.

Существует перечень документов, которые необходимо разработать и ввести в действие с первого дня работы.

Приказом директора назначается лицо, ответственное за ведение кадрового делопроизводства, на которое и возлагается обязанность по созданию начального пакета документации.

Как правило, на это же лицо возлагается ответственность за ведение и хранение бланков строгой отчетности и трудовых книжек сотрудников предприятия.

Важно определиться с этой миссией как можно раньше, ведь чтобы компания могла начать деятельность, нужно нанимать сотрудников и с самого начала, делать это необходимо правильно.

Чтобы подстраховать себя от неприятностей, всегда есть возможность посетить курсы кадрового делопроизводства с нуля, где профессиональные преподаватели введут в курс дела последних изменений в законодательстве по кадровой политике.

Одним из первых документов, которые разрабатывает кадровик, чтобы упорядочить кадровое делопроизводство, является инструкция по кадровому делопроизводству.

Этот документ призван регламентировать всю деятельность кадровой службы от постановки задач, до сдачи дел в архив, с подробным описанием прав, полномочий и ответственности всех сотрудников данной структуры.

В связи с необходимостью найма людей, появляются первые документы:

  1. внутренний трудовой распорядок,
  2. структура предприятия
  3. штатное расписание.

Разработка этих документов ведется совместно с лицами, управляющими развитием компании и финансистами, способными проанализировать необходимое количество сотрудников и предполагаемую заработную плату.

Внутренний трудовой распорядок – это локальный нормативный акт, отражающий схему работы предприятия в целом и отдельных структурных подразделений, в частности.

При приеме на работу, первый документ, с которым знакомится сотрудник – это внутренний трудовой распорядок

На него возможна ссылка в трудовом договоре, чтобы не дублировать основные положения организации трудового процесса. Это своеобразная «Конституция», по которой живут все сотрудники.

Специалист по кадровому делопроизводству, под роспись, знакомит всех принятых на работу людей с внутренним трудовым распорядком, еще до подписания всех остальных кадровых бумаг.

Структура предприятия составляется в свободной форме и отражает

  • общее количество подразделений и филиалов фирмы,
  • их состав,
  • должности и количество специалистов, задействованных в работе.

Штатное расписание – это унифицированная форма № Т-3 Утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

В нем отражается

  • приказ, на основании которого создано штатное расписание,
  • период действия (как правило – год),
  • структурные подразделения с индексами и названиями должностей,
  • количество штатных единиц, заложенных в должность,
  • оклады, надбавки,
  • суммарные численность и заработная плата.

На основании вышеперечисленных документов создается Положение об оплате труда, которое разъясняет

  • цели и принципы формирования оплаты труда,
  • порядок расчета,
  • критерии и процедуру оценки труда.

Для сотрудников бухгалтерии и кадровой службы, которые будут иметь отношение к персональным данным служащих, разрабатывается Положение о защите персональных данных работников.

Положение о защите персональных данных работников – призвано застраховать людей от разглашения личной информации

При разветвленной структуре, неизбежно создание филиалов и обособленных подразделений.
Для них создаются отдельные документы: положение о филиале и положение об обособленном подразделении.

Для остальных подразделений, сформированных на территории предприятия, создаются свои положения.

Пример: Положение о бухгалтерии.

Эти документы отражают задачи, функции, права, ответственность и взаимоотношения с другими структурными подразделениями и призваны внести ясность в вопрос трудовых обязанностей того, или иного отдела.

График документооборота отражает взаимодействия подразделений в области перемещения документов.

Пример: в графике отражается полный путь документа, с копиями и ответственными лицами, от заявления до приказа.

Номенклатура дел – это перечень всей документации предприятия. Она представляется

  • в виде таблицы, которая делится по организационному признаку и по степени принадлежности документов к различным отделам организации,
  • отдельным столбцом указываются номера дел и сроки их хранения.

В соответствии с этим документом, происходит перемещение дел с длительными сроками хранения в архивы.

Журналы по кадровому делопроизводству

За последние годы, повсеместно вводится электронный документооборот,

но журналы остаются неизменными составляющими документов по кадровому делопроизводству.

Большинство форм журналов являются унифицированными и их можно приобрести в специализированных магазинах

Как обязательные, нужно отметить:

  1. Журнал регистрации приказов по личному составу;
  2. Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений;
  3. Журнал регистрации приказов на отпуск;
  4. Журнал регистрации отпусков;
  5. Книга учета трудовых книжек и вкладышей в них.

Прием на работу сотрудника

Перед тем, как объявлять о вакантных должностях, нужно определиться с обязанностями, которые будут возложены на принимаемых сотрудников.

Название должности, количество штатных единиц и должностной оклад уже определены в вышеперечисленных документах.

Остается подробно прописать функции, обязанности и права по каждой конкретной единице.

Эта информация отражается в должностной инструкции, которую сотрудник подписывает при приеме на работу.

Для выполнения требований, обозначенных в этом документе, работодатель и будет искать специалиста.

Причина конфликтных ситуаций между работодателем и сотрудником, зачастую, кроется в несоответствии взаимных требований.

Должностная инструкция регламентирует спектр деятельности и меру ответственности и позволяет четко проставить рамки предлагаемой должности.

Только грамотный в бухгалтерской сфере специалист в состоянии отследить все подводные камни такого документа.

Сейчас существует масса обучающих центров, где за предельно короткие сроки профессиональные преподаватели донесут тонкости профессии до любого заинтересованного слушателя.

Кадровое делопроизводство предполагает дополнительное обучение сотрудников, в целях повышения квалификации

Такие статьи тоже могут быть учтены и в должностной инструкции и, непосредственно, в трудовом договоре.

Трудовой договор – основной документ, регламентирующий трудовые отношения сотрудника и администрации, он имеет юридическую силу и должен быть подготовлен максимально грамотно и в полном соответствии с Трудовым Кодексом РФ.

В этом документе прописываются такие основные положения, как:

  • должность,
  • дата приема,
  • место работы,
  • степень занятости,
  • заработная плата и условия ее получения (дата, место),
  • основания для материальной ответственности, или укороченного рабочего времени,
  • подчиненность,
  • перечисляются основные трудовые обязанности, или указывается ссылка на должностную инструкцию,
  • указываются реквизиты и паспортные данные сторон.

При необходимости, как приложение, может быть график сменности поквартально, или на год.

Заполняется Личная карточка формы Унифицированная форма № Т-2, в которую вносятся основные данные о принимаемом лице.

Пишется собственноручное заявление о приеме на работу и подписывается Приказ о приеме – Унифицированная форма № Т-1.

Иные документы

С такой же тщательностью создаются документы, отражающие процессы трудовой деятельности:

  1. переводы,
  2. отпуска,
  3. различные изменения и дополнения к должностным инструкциям и трудовым договорам.

Особенно внимательно нужно относиться к процессу увольнения.

Не всегда сотрудник и администрация расстаются по взаимному согласию. Если не провести всю процедуру увольнения с максимально точностью в рамках законности, могут возникнуть проблемы.

Судебная практика последних лет доказывает, что судами чаще принимается сторона сотрудника, нежели администрации предприятия.

Курсы кадрового делопроизводства в Москве помогут проработать пошаговую инструкцию действий сотрудников бухгалтерии, или кадровых служб в сложных ситуациях, связанных с сокращением штатов, или увольнением отдельного сотрудника в непростых условиях.

Квалифицированный бухгалтер – это тот сотрудник, в котором нуждается каждый работодатель, ведь он способен не только предвидеть, но и, в сложной ситуации, спасти репутацию компании.

пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Источник: https://buhguru.com/buhgalteria/kadrovoe-deloproizvodstvo-s-nulya.html

Краткое пошаговое руководство по постановке кадрового делопроизводства с нуля

Постановка кадрового делопроизводства организации включает несколько основных этапов:

1.    ИЗУЧИТЬ НОРМАТИВНО-ПРАВОВЫЕ ДОКУМЕНТЫ ПО ТРУДОВОМУ ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВУ:

  • Конституция РУ
  • Трудовой кодекс РУ
  • Рекомендации по заключению трудового договора (контракта) в письменной форме (приложение № 1 к Постановлению Кабинета Министров Республики Узбекистан от 11 марта 1997 г. № 133)
  • Примерная форма трудового договора (контракта) (приложение № 2 к Постановлению Кабинета Министров Республики Узбекистан от 11 марта 1997 г. № 133)
  • Примерные правила внутреннего трудового распорядка предприятия, учреждения, организации независимо от их ведомственной принадлежности, форм собственности и хозяйствования (зарегистрированы Министерством юстиции Республики Узбекистан 14 июня 1999 г. № 746)
  • Инструкция о порядке ведения трудовых книжек (зарегистрирована Министерством юстиции Республики Узбекистан 29 января 1998 г. № 402)
  • Порядок исчисления среднемесячной заработной платы (приложение № 6 к Постановлению Кабинета Министров Республики Узбекистан от 11 марта 1997 г. № 133)
  • Инструкция о порядке выдачи листков нетрудоспособности и справок (зарегистрирована Министерством юстиции Республики Узбекистан 19 января 2000 г. № 873)
  • Положение о порядке назначения и выплаты пособий по государственному социальному страхованию( зарегистрированным МЮ 08.05.2002 г. № 1136)
  • Правила возмещения вреда, причиненного работникам увечьем, профессиональным заболеванием либо иным повреждением здоровья, связанным с исполнением ими трудовых обязанностей (приложение № 2 к Постановлению Кабинета Министров Республики Узбекистан от 11 февраля 2005 г. № 60)
  • Перечень причин инвалидности, при которых инвалидность считается наступившей вследствие трудового увечья (приложение № 7 к Постановлению Кабинета Министров Республики Узбекистан от 11 мая 1994 г. № 249)
  • Список работников с особым характером труда, которым устанавливается сокращенный рабочий день (приложение № 4 к Постановлению Кабинета Министров Республики Узбекистан от 11 марта 1997 г. № 133)
  • Предельная продолжительность рабочего времени для работников, занятых на работах с особо вредными и особо тяжелыми условиями труда (приложение № 8 к Постановлению Кабинета Министров Республики Узбекистан от 11 марта 1997 г. № 133)
  • Порядок предоставления гарантийных выплат, связанных с выполнением работниками государственных или общественных обязанностей, а также совершением ими действий в интересах общества (приложение № 5 к Постановлению Кабинета Министров Республики Узбекистан от 11 марта 1997 г. № 133)
  • Другие документы.

2.    ИЗУЧИТЬ УЧРЕДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ ОРГАНИЗАЦИИ:

Все документы кадрового учета персонала должны полностью соответствовать учредительным документам организации. Особое внимание необходимо уделить вопросам документального оформления трудовых отношений с руководителем предприятия.

3.    ОПРЕДЕЛИТЬ ПЕРЕЧЕНЬ КАДРОВЫХ ДОКУМЕНТОВ ОРГАНИЗАЦИИ:

 Документы, обязательные по закону:

  • Штатное расписание;
  • Правила внутреннего трудового распорядка;
  • Трудовые книжки;
  • Книга ведения учета трудовых книжек и вкладышей в них, Книга приема трудовых книжек, Книга расхода трудовых книжек;
  • Трудовые договоры (контракты), дополнительные соглашения;
  • Приказы;
  • График отпусков;
  • График сменности;
  • График обязательных медицинских осмотров;
  • Положение об оплате труда работников, премировании и материальном стимулировании работников;
  • Должностные инструкции;
  • Типовой бланк договора о полной материальной ответственности;
  • Документация по охране труда и противопожарной безопасности;
  • Табель учета использования рабочего времени.

Разрабатываемые в локальном порядке:

  • Коллективный договор;
  • Локальные нормативные акты (положения об отделах, инструкции, процедуры, стандарты);
  • Корпоративный кодекс;
  • Настольная книга сотрудника;
  • Книги учета и регистрации, регистрационные журналы;
  • Другие документы.

4.    ОФОРМИТЬ РУКОВОДИТЕЛЯ ОРГАНИЗАЦИИ:

Руководитель организации является ее первым работником. Он наделяется соответствующими полномочиями по управлению предприятием.

5.    СОСТАВИТЬ  И  УТВЕРДИТЬ  ДОКУМЕНТЫ ОРГАНИЗАЦИИ  В  УСТАНОВЛЕННОМ  ПОРЯДКЕ:

  • Штатное расписание;
  • Правила внутреннего трудового распорядка;
  • Типовой бланк трудового договора, дополнительного соглашения;
  • Бланки приказов;
  • Должностные инструкции;
  • Документация по охране труда;
  • Табель учета использования рабочего времени;
  • Книги учета и регистрации, регистрационные журналы;
  • Локальные нормативные акты (положения об отделах, инструкции, процедуры, стандарты);
  • Корпоративный кодекс;
  • Другие документы.

6.    НАЗНАЧИТЬ ОТВЕТСТВЕННОГО ЗА ВЕДЕНИЕ УЧЕТА ТРУДОВЫХ КНИЖЕК:

Книга ведения учета трудовых книжек ведется ответственным лицом, назначенным работодателем. В этой книге регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, и трудовые книжки, выданные впервые поступающим на работу, с записью серии и номера.

Данный перечень включает основные процедуры по организации с нуля кадрового делопроизводства организации.

Ключевая задача кадровой службы любого предприятия – ведение корректного ежедневного документооборота, не противоречащего трудовому законодательству.

Удачи и успехов в организации грамотного кадрового делопроизводства в вашей компании!

Локальные нормативные акты

Алгоритм процесса приема на работу

Источник: http://hrland.org/kratkoe-poshagovoe-rukovodstvo-po-postanoe-kadrovogo-deloproizvodstva-s-nulya/

Необходимые кадровые документы с нуля для ООО

Кадровые документы (учет) с нуля: виды

Виды кадровой документации

Необходимые документы для кадрового учета: группа 1

Необходимые документы для кадрового учета: группа 2

Оформляем документы с нуля

Особенности кадрового учета для микропредприятия

Список документов, которые становятся обязательными при определенных обстоятельствах

Кадровые документы (учет) с нуля: виды 

Кадровое делопроизводство — это ведение кадровой документации, т. е. регламентирование и узаконивание трудовых отношений между работником и работодателем.

Ведение указанной документации на предприятии поручается отделу кадров или специальному лицу, уполномоченному на то специальным приказом и обладающему особыми познаниями в этой области.

К кадровому учету принято относить следующее:

  1. Оформление трудовых соглашений, договоров, приложений к ним.
  2. Издание и учет различных распоряжений руководства, например приказов о приеме на работу или увольнении.
  3. Оформление и учет личных карточек на сотрудников.
  4. Оформление и ведение табеля учета рабочего времени.
  5. Оформление и ведение различной документации, содержащей общие сведения, например журналов, реестров.

Для того чтобы верно начать оформление кадровой документации на предприятии, необходимо прежде всего ознакомиться с иной документацией, которая должна быть на предприятии. К ней относятся:

  1. Решение или протокол о том, что предприятия было создано.
  2. Устав ООО.
  3. Заключение, информационные письма органов, осуществляющих контроль за деятельностью ООО.
  4. Документы, подтверждающие факт регистрации ООО.
  5. Документы, служащие подтверждением того, что указанное ООО имеет в собственности некоторое имущество.
  6. Положения о создании филиалов, подразделений.
  7. Перечень аффилированных лиц.
  8. Протоколы, решения учредителей (участников) ООО.

Знакомство с основной документацией даст кадровику представление о конкретных документах, которые необходимо подготовить. 

Виды кадровой документации

Кадровую документацию принято делить на две группы:

  1. Бумаги, основным назначением которых является регулирование условий труда на фирме, а также способов управления персоналом, например положение о структурном подразделении, правила внутреннего трудового распорядка.
  2. Документация, направленная на учет личного состава предприятия, например приказы о приеме на работу, предоставлении отпусков, направлении в командировку и т. д.

Еще одна классификация кадровых документов предполагает их разделение на следующие подгруппы:

  1. Документация, регламентирующая трудовую деятельность предприятия:
    • трудовой договор;
    • приложения к трудовому договору;
    • трудовая книжка;
    • личное дело сотрудника;
    • прочие документы.
  2. Документация, носящая распорядительный характер. К ней можно отнести приказы по личному составу и иные распоряжения. О том, как оформить эти документы, можно узнать из статьи «Приказы по личному составу — это какие приказы?»
  3. Внутренняя служебная переписка.
  4. Различная документация, относящаяся к учету и регистрации, например журнал регистрации приказов по личному составу. О правилах его оформления можно узнать из статьи «Как правильно вести журнал регистрации по личному составу».
  5. Документация, содержащая информативно-расчетную информацию, например табель учета рабочего времени.

Необходимые документы для кадрового учета: группа 1 

Список документов, относящихся к первой группе (регламентация трудовой деятельности):

  1. Журнал учета бланков трудовых книжек и вкладышей к ним. Подробнее о нем можно узнать из статьи «Образец заполнения журнала учета трудовых книжек — скачать».
  2. Правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189, 190 ТК РФ).
  3. Положение о защите персональных данных (ст. 87, 88 ТК РФ).
  4. Приказы и листы ознакомления с локальными нормативными актами, инструкциями и пр.
  5. Различные журналы учета, например журнал учета трудовых договоров или движения трудовых книжек.
  6. Документация, относящаяся к специальной оценке рабочих мест.
  7. Документация, относящаяся к охране труда. Сюда входят различные инструкции, положения, сопутствующие акты и приказы. 

Необходимые документы для кадрового учета: группа 2 

Ко второй группе, отвечающей за учет личного состава ООО, относятся следующие документы:

Оформляем документы с нуля

Для того чтобы правильно начать оформление кадровой документации на предприятии с нуля, необходимо выполнить следующие шаги:

  1. Запастись необходимой литературой, а также справочными материалами, которые значительно упростят оформление некоторых кадровых документов. В этом могут помочь различные правовые системы.
  2. Изучить уставную документацию ООО.
  3. Определить и составить список документов, которые в обязательном порядке должны быть на предприятии, учитывая специфику его деятельности.
  4. На основании решения участников общества заключить трудовой договор с директором ООО.
  5. Оформить штатное расписание. О том, как это сделать, можно узнать из статьи «Составляем штатное расписание для ООО в 2016 году».
  6. Разработать и утвердить типовой бланк трудового соглашения, который впоследствии будет использоваться при оформлении новых сотрудников. О порядке заключения договоров можно прочесть в статье «Общий порядок заключения трудового договора по ТК РФ».
  7. Решить вопрос о том, кто будет оформлять и вести трудовые книжки в ООО. О том, как это делается, можно узнать из статьи «Инструкция по заполнению и ведению трудовых книжек».
  8. Оформить сотрудников ООО на работу в надлежащем порядке. О том, какие документы требуются при этом, рассказывается в статье «Какие документы нужны при приеме на работу». 

Особенности кадрового учета для микропредприятия 

Понятие и статус микропредприятия раскрываются в законе «О развитии малого и среднего предпринимательства в Российской Федерации» от 24.07.2007 № 209-ФЗ.

В соответствии с указанным законом микропредприятие имеет следующие характерные признаки:

  1. Численность сотрудников — до 15 человек (ч. 2 ст. 4 закона от 24.07.2007 № 209-ФЗ).
  2. Доход, полученный от всех видов деятельности такого предприятия, не превышает 120 млн руб. (п. 1 ч. 1.1. ст. 4 закона от 24.07.2007 № 209-ФЗ).

Источник: https://rusjurist.ru/ooo/skachat_dokumenty_ooo/neobhodimye_kadrovye_dokumenty_s_nulya_dlya_ooo/

Поделиться:
Нет комментариев

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.

×
Рекомендуем посмотреть