8(800)350-83-64

Журнал регистрации приказов по личному составу — образец и правила оформления

Содержание

Как составляется нумерация приказов в кадровом делопроизводстве

Журнал регистрации приказов по личному составу - образец и правила оформления

Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве играет весомое значение в функционировании фирмы, вне зависимости от ее размера, структуры и сферы деятельности.

Кадровое делопроизводство – это отрасль организации, ответственная за ведение документов, связанная с трудовыми отношениями. А именно:

  • Внесение записей в трудовые книжки;
  • Оформление личных дел;
  • Создание приказов по личному составу;
  • Оформление графика отпусков и штатного расписания;
  • Составление и преобразование должностных инструкций;
  • Хранение и своевременная сдача документов в архив;
  • Грамотное внесение изменений в документы;

Виды приказов и необходимость их регистрации

Бланк приказа о приеме на работу

Особое внимание в отрасли кадрового документооборота уделяется созданию приказов. Распорядительные документы делят на 2 группы:

По личному составу. Этот вид приказов подразделяется  на 2 группы:

  • Срок хранения 75 лет для приказов, формирующих трудовые отношения и значительные изменения в жизни сотрудников. (Прием на работу, увольнение, смена фамилии);
  • Срок хранения 5 лет для краткосрочных распоряжений. (Отпуск, командировка, выговор).

По основной деятельности:

  • Общие приказы по всему предприятию;
  • По отделам;
  • По административно-хозяйственной деятельности;

Распорядительные документы без утвержденной формы оформляют в текстовом варианте на официальном бланке организации.

Для того, чтобы приказы обладали законной силой, они должны содержать необходимые реквизиты, подписи ответственных лиц и номер документа.

Грамотно организованная система регистрации приказов позволяет:

  • Ускорить поиск понадобившегося документа;
  • Систематизировать распорядительные документы по назначению;
  • Усилить контроль за исполнением приказов начальства.

Специфика применения нумерации заключается в следующих моментах:

  • Разделение распорядительных документов с разным сроком хранения;
  • Присвоение сложных номеров приказам при значительном документообороте.

Правила ведения

Пример приказа об увольнении

Регистрационный номер приказа складывается из его порядкового номера и индекса.

Индексация приказа определяется индивидуальной номенклатурой дел и правилами регистрации распоряжений на предприятии.

Несмотря на то, что каждая организация прописывает свой порядок нумерации распорядительных документов, существует определенный ряд общих правил, которых фирмы стараются придерживаться. А именно:

В фирмах с небольшим документооборотом не требуется разделять приказы по многочисленным разновидностям. Но объединить их нельзя из-за разных сроков хранения документов. В этом случае к порядковому номеру приказа через дефис или наклонную черту добавляют буквенный индекс:

  • «лс»- личный состав (Приказы по личному составу со сроком хранения 75 лет);
  • «к»- кадры (Приказы кратковременных сроков хранения).

В организациях с большим штатом сотрудников и распорядительных документов разработана целая система индексов на каждую разновидность приказа:

  • «п»- прием на работу;
  • «у»- увольнение;
  • «пр» — прием на работу рабочих;
  • «к» — командировки;
  • «вк»- внутренние командировки;
  • «зк»- командировки заграницу;
  • «отд»- отпуска без сохранения зарплаты, по беременности и родам, по уходу за ребенком;
  • «отк»- очередные отпуска, учебные отпуска;

Вариантов нумерации и индексных обозначений может быть много. Их разнообразие зависит не только от размера организации, но в том числе от специфики деятельности конкретной фирмы.

Каждый год новая или нет

Нумерацию приказов рекомендовано вести с ежегодным обновлением порядка исчисления. С первого рабочего дня нового календарного года приказу будет присвоен № 1. За исключением учреждений культуры и образования, где делопроизводительный год начинается с 1 сентября.

Такая система поможет не только упорядочить распорядительные документы, но и подготовить их для дальнейшей сдачи в архив.

Журнал регистрации приказов

Страница журнала регистрации приказов по личному составу

Так как порядок присвоения номеров приказам не установлен на законодательном уровне, работники-кадровики ведут журналы для регистрации приказов. Процесс регистрации — это копирование реквизитов с документа и занесение этих данных в специальную регистрационную форму.

Приказы по основной деятельности ведутся на предприятии отдельно от распоряжений по личному составу. Это обусловлено разными направлениями деятельности и сроками хранения. Нумерация этих распорядительных документов должна вестись отдельно. Журналы регистрации приказов будут разные.

Трудовое законодательство не обязывает предприятия вести журналы учета приказов. Журналы регистрации разрабатываются каждой фирмой самостоятельно. Но они должны содержать не только нумерацию, но и дату исполнения документа, реквизиты, краткое содержание и подписи ответственных лиц.

Таким образом, строгих указаний по внедрению системы учета нумерации приказов нет. Каждая фирма выбирает свою схему, исходя из целесообразности и удобства.

Что делать, если ошибка

Внесение изменений в ранее изданный приказ допускается при условии веской необходимости, прежде всего правовой. Поправки к приказу требуются при возникновении обстоятельств, которые делают распорядительный документ или отдельный его пункт фактически или юридически неточными.

К самым распространенным обстоятельствам можно отнести:

  1. Изменения в законодательстве, в нормативных актах или локальных актах самой организации
  2. Изменения личных данных сотрудников, в отношении которых были созданы распорядительные документы
  3. Изменения в обстоятельствах конкретного времени и места, если эти пункты являются существенными для ранее изданного приказа

Требуется составить приказ о внесении изменений в ранее изданный приказ. Он включает в себя:

  • Причины изменений.
  • Основание для внесения изменений.
  • Указание действий должностным лицам или структурному подразделению фирмы, которые они должны выполнить в связи с изменением приказа.
  • Ссылку на изменяемый приказ или положение в нем, его дату, номер и название.
  • Указание сотрудника, на которого возложен контроль за исполнением документа.

Оформление приказа о внесении изменений в ранее изданный приказ оформляется в бумажном варианте. А к желательным реквизитам можно отнести:

  • Наименование фирмы;
  • Наименование и дата документа;
  • Регистрационный номер;
  • Место составления приказа;
  • Текст документа;
  • Подписи ответственных лиц;
  • Отметка об исполнителе;
  • Визы согласования приказа (при необходимости).

Образец приказа о нумерации приказов

Предприятие самостоятельно разрабатывает приказ о порядке нумерации приказов, где устанавливает удобный ей порядок проставления номеров в приказах, индексные значения и другие положения, исходя из деятельности организации.

Источник: http://MirBlankov.ru/numeraciya-prikazov/

Журнал регистрации приказов по личному составу — образец

Приказы по личному составу – документы, которые необходимы для деятельности любого предприятия.

Благодаря таким приказам начисляется заработок, оформляются отпуска, изменения в трудовом графике и т.д.

При этом все приказы нужно регистрировать в специальном журнале, об оформлении которого мы сегодня более подробно и поговорим.

Какие виды приказов могут быть?

Существует несколько вариантов приказов по личным кадрам, которые могут храниться в организации. К ним относят следующие:

  • Документы о приеме на работу (и по основному месту, и по совместительству, вахтовые методы и т.д.)
  • О перемещении работников компании. Например, перевод в другой отдел или повышение должности сотрудников, любые изменения, связанные с оплатой труда.
  • О премировании работников за исполнение обязанностей, по праздникам, за показатели в работе и т.д.
  • О расторжении договора (по желанию работодателя, по желанию сотрудника, иным основаниям).
  • О направлении сотрудников в командировку.
  • О предоставлении отпуска, в том числе по уходу за ребенком.

Приказ о приеме на работу

Кроме того, в отдельную группу выделяют распоряжения, имеющие 5-ти летний срок хранения в организации: об отпусках, краткосрочных командировках, о взысканиях и т.д.

В результате этого в компании накапливается большой объем информации, которой пользуются постоянно.

Этими документами пользуются при проверках, аудите, для предоставления справок работникам.

А чтобы оптимизировать работу с документами, в компании нужно создать и вести журнал регистрации приказов по личному составу.

Зачем нужно заводить журнал – рассмотрим все варианты

Если в компании заводят документ, это говорит о признании его законности и производственной силы.

Регистрацию документов производят путем присвоения приказу уникального номера, который будет служить идентификатором.

С помощью журнала можно упорядочить ведение документов, защитить деятельность организации от поделки документации, издания документов задним числом и т.д.

Перед заполнением журнал нужно прошнуровать и пронумеровать все странички. Шнуровку закрепляют специальным бланком, где нужно прописать количество страниц (цифрами и буквами), поставить подпись сотрудника, ответственного за ведение документа. Также на бланке ставят печать компании.

Причем, прежде чем регистрировать в журнале какой-либо приказ, нужно убедиться, что документ составлен по всем правилам. В нем обязательно должны быть такие пункты, как:

  • Ссылка на документ, который является основанием для оформления приказа. Например, ссылки на НПА, трудовой договор и т.д.
  • Наличие в документе даты, его номера, заголовка.
  • Правильно оформленный текст приказа без ошибок.
  • Наличие печати и подписи ответственного лица.

Когда составляют журнал и отправляют его в производство?

Поскольку любые приказы в деятельности компании оформляются с первого рабочего дня, их нужно сразу же верно регистрировать, чтобы не возникало путаниц и проблем с проверяющими органами.

На сегодняшний день государство не утвердило единой унифицированной формы ведения такого документа, потому рациональнее всего издать нормативный акт компании, назвав его, например, «Положении о делопроизводстве компании».

И если требования по ведению приказов о личном составе мф перечислили выше, то правила ведения журнала разрабатываются специалистами компании, но чтобы не тратить время, можно приобрести готовый журнал  регистрации приказов по личному составу, при этом они могут быть нескольких вариантов:

  • Сразу пронумерованные.
  • Прошнурованные.
  • Журналы с пломбировкой.

Если речь идет о начинающих кадровиках, то такой вариант считается самым приемлемым, поскольку единственное что нужно – заполнить лицевую сторону документа и можно приступать к работе. Главное правило – оформить журнал в начале деятельности компании.

Поскольку данный документ является основным из архивных документов, то в организации обязательно должен быть сотрудник, являющийся ответственным за его ведение и хранение.

Лучше назначить его отдельным приказом, расписав в документе все обязанности – чаще всего такое происходит в случае работы маленькой организации.

На крупных компаниях все обязанности обычно возлагаются от специалиста отдела кадров – нужно просто прописать все нюансы в его должностной инструкции.

Если кадровик уйдут в отпуск, нужно оформить приказ о временном замещении другого специалиста.

Как мы уже сказали, на данный момент не существует единого шаблона ведения данного документа, но ответственным за это лицам все же стоит придерживаться правил заполнения журналов по регистрации документов.

На титульном листе должны быть прописаны реквизиты фирмы, дата начала ведения журнала, его номер, сведения на работника, который занимается оформлением документы, его срок хранения. Также стоит позаботиться об оформлении литер, присвоенных журналу:

  • ЛС – хранящиеся в течение 75 лет документы.
  • К – документы, которые хранятся 5 лет в архиве компании.

Сам журнал нужно оформить следующими графами:

  1. Порядковый номе – у каждой записи должен быть свой уникальный номер.
  2. Дата издания приказа, его номер.
  3. Вид приказа, краткое содержание.
  4. ФИО работника, на которого издан приказ.
  5. Основание (например, положение, ссылка на трудовой договор и т.д.).

На каждой странице также желательно проставить подпись ответственного за ведение журнала сотрудника. Вырывать листы или изымать их нельзя – в случае появления ошибки нужно внести новую информацию в следующей строке и прописать основание.

Скачать образец журнала регистрации приказов по личному составу

Нюансы хранения – о чем стоит помнить?

Один из самых важных вопросов, которые волнуют кадровиков и ответственных лиц – как хранить журнал регистрации приказов по личному составу. Сроки определены законами РФ.

Так, до 2016 года он составляет 75 лет, после этого сроки были сокращены – 50 лет хранения это максимум.

И если речь идет о приказах для «временного хранения»,  то есть не более пяти лет, то к ним обычно относят те, что касаются отпуска, командировок и т.д.

Ведение журнала в электронном формате

Также стоит помнить, что любые приказы на сотрудника должны группироваться по признакам. Например, нельзя хранить вместе документы с разным сроком хранения. А в случае объединения всех документов в одно дело их нужно нумеровать в хронологическом порядке.

Правила ведения электронной формы журнала

Если компания крупная, где ведется большой документооборот, рациональнее оформить журнал дополнительно и в электронном виде – это сэкономит массу времени и позволит защитить его от утери. Кроме того, в таком виде намного быстрее искать нужную информацию по приказам, по отдельным работникам, если нужно найти данные по отпуску, выходным дням, премиям и т.д.

Ведь находить информацию, давность которой составляет несколько лет, очень сложно, ели речь идет о бумажном варианте. А вот если вы используете программу 1С, то в ней все выданные приказы формируются автоматически.

Многие создают журнал в Excel, используя его для внутреннего пользования. А вот если в компании с самого начала было решено вести документ только в электронной форме, то его нужно обязательно распечатать, все листы пронумеровать и прошить.

Заключение

Журнал регистрации приказов по личному составу – необходимый документ, который не только легитимирует и источники, но и позволяет повысить эффективность ведения документов на предприятии. При этом он обязательно должен вестись ответственным за это сотрудником компании.

Источник: http://vesbiz.ru/buxuchet/zhurnal-registracii-prikazov-po-lichnomu-sostavu-obrazec.html

Форма журнала регистрации приказов по личному составу

Форма журнала регистрации приказов по личному составу

Приказы по личному составу необходимы для оформления трудовой деятельности каждого работника в организации любого юридического статуса.

В соответствии с их содержанием бухгалтерия насчитывает заработную плату, премии, компенсации, отпускные начисления.

Если работник хочет взять в банке кредит, вместе с другими документами требуют предоставить документы о трудовой деятельности, в том числе и копию приказа о приеме на работу.

Таким образом, приказы по личному составу формально отражают трудовой путь сотрудников организации. В судебных разбирательствах по поводу трудовых споров они имеют юридическую силу, подтверждающую ту или иную версию спора.

Виды приказов по движению кадров

К приказам по личному составу, имеющим постоянный срок хранения, относятся следующие:

  • О приеме на работу по основному месту, совместительству, на неполный рабочий день, вахтовым методом и т.д.
  • О перемещении работников, то есть повышении их в должности, переводе в другой отдел или на работу в другую местность, изменении оплаты за труд и т.д.
  • О премировании сотрудников за высокие показатели в работе или хорошее исполнение трудовых обязанностей, по случаю профессионального праздника.
  • Об увольнении или расторжении трудового договора по соглашению сторон или по собственному желанию работника, или по другим основаниям.
  • О направлении в длительную зарубежную командировку.
  • О предоставлении отпуска по уходу за ребенком.
  • О командировках или отпуске, связанными с вредными, опасными условиями труда.

В отдельную группу можно выделить кадровые распоряжения, которые имеют срок хранения до пяти лет:

  • о ежегодных оплачиваемых отпусках;
  • о краткосрочных командировках;
  • о дисциплинарных взысканиях;
  • о праздничных днях и т.д.

Таким образом, в организации накапливается большой массив документов ежедневного пользования.

К ним также обращаются в случае проведения аудита, проверки или предоставления определенной справки работнику.

Для систематизации и оптимизации работы с документами, их быстрого поиска и подтверждения их наличия в организации создают журналы учета документов, в том числе и по личному составу.

Для чего нужен этот журнал?

Если в организации регистрируется документ, значит признается его законность, его производственная сила. Регистрация производится путем присвоения документу уникального номера.

Журнал регистрации приказов по личному составу позволяет упорядочить данный вид документации в организации, защитить деятельность компании от подделок приказов или утверждения несвоевременных распоряжений, издания приказов задним числом.

Для того чтобы журнал выполнял свою функцию, его необходимо пронумеровать и прошнуровать. В журнале по порядку должны фиксироваться утвержденные руководителем организации документы.

Его страницы нельзя изымать или добавлять, или подменять, или уничтожать каким-либо образом. С этой целью журнал перед его заполнением необходимо прошнуровать, пронумеровав перед этим каждую страницу.

Шнуровка закрепляется специальным бланком, в котором указывается количество страниц в числовом и буквенном обозначении, проставляется подпись ответственного лица — чаще всего, руководителя компании и печать соответствующего уровня. То есть, подпись ответственного лица закрепляется печатью для документов, подпись генерального директора или руководителя организации – гербовой печатью.

Когда журнал составляется и запускается в производственный процесс?

Так как приказы по учету кадров формируются с первого дня работы компании, их необходимо определённым образом регистрировать.

На сегодняшний день нет единых утвержденных на государственном уровне требований по оформлению данного документа, поэтому этот формат можно утвердить локальным нормативных актом организации, например, в «Положении о делопроизводстве компании».

Есть требования по ведению самих приказов по личному составу, но формат журнала их регистрации может разрабатываться специалистами предприятия самостоятельно.

С другой стороны, можно купить готовый к применению журнал в интернет- или книжных магазинах. Кадровики-консультанты на основе собственного опыта разработали удобный формат этого управленческого документа и распространяют разными способами. Все зависит от потребностей и возможностей компании.

Можно купить готовый журнал:

  • прошнурованный;
  • пронумерованный;
  • опломбированный;

Можно ознакомиться с рекомендуемыми образцами создания журнала на интернет страницах сайтов по кадровому делопроизводству и на их основе разработать свой формат. Основным требованием является тот факт, что завести его надо с началом деятельности организации.

Кто должен вести этот журнал?

Так как журнал по учету кадровых приказов является одним из основных архивных документов, то в организации должен быть работник, который несет ответственность за его заполнение.

Ответственного работника можно назначить отдельным приказом по основной деятельности, возложив на него обязанности по ведению данного журнала.

Но чаще всего, данная функциональная обязанность представлена в должностной инструкции специалиста по кадровому делопроизводству, с которой он должен ознакомиться под роспись при приеме на работу.

Если кадровик, который ведет журнал по учету кадровых документов в соответствии с функциональными обязанностями, уходит в длительный отпуск по любому основанию, необходимо возложить исполнение данной рабочей функции на другого работника при помощи соответствующего приказа.

Требования к оформлению

Как было отмечено выше, нет единых законодательно закрепленных требований к оформлению журнала по учету кадровых документов, но необходимо опираться на общие правила оформления журналов по регистрации различных документов.

Титульный лист содержит реквизиты организации, даты начала и окончания ведения журнала, номер документа в соответствии с номенклатурой дел в компании, сведения о работнике, ответственном за ведение журнала и срок хранения (75 или 5 лет). Также необходимо указать литеры, которые присвоены приказам, подлежащим учету в данном журнале:

  • это ЛС для документов, которые хранятся 75 лет;
  • К – для остальных кадровых документов, если они регистрируются в одной книге.

Сам журнал оформляется следующими графами:

  • Номер по порядку. Каждой отдельной записи присваивается свой номер.
  • Дата издания приказа.
  • Номер приказа по личному составу.
  • Вид приказа (прием, увольнение, перемещение и т.д.). Краткое содержание приказа (срок направления в командировку, пункт назначения и т.д.).
  • ФИО работника или работников, на которых издан приказ.
  • Основание (№ трудового договора или письма, или дополнительного соглашения и т.д.).

Скачать бланк и образец заполнения журнала

На каждой странице может также стоять подпись ответственного лица, заполнившего ее. Изымать листы из журнала нельзя, если необходимо внести какое-то исправление, то оно вносится под следующим по порядку номером и указывается основание, почему оно внесено.

Электронная форма журнала

При большом документообороте в компании и при высокой текучести кадров очень сложно отследить их движение при помощи такого журнала в бумажном варианте.

Поэтому желательно иметь электронную форму данного документа, которая ускоряет процесс поиска необходимой информации по каждому отдельному работнику: сколько дней отпуска он отгулял, в какие дни он был в командировке, когда брал отпуск без оплаты труда и т.п.

С помощью электронной формы документа собрать эту информацию будет достаточно просто. Бумажный вариант придется долго и очень внимательно просматривать, а если изучается деятельность работника, например, за три года, этот процесс займет очень много времени.

Если в организации управленческий документооборот ведется с помощью программы 1С, то в ней автоматически регистрируются все приказы.

Также можно создать электронную версию в Excel для внутреннего пользования.

Если в организации журнал первоначально ведется в электронной форме, которая потом распечатывается, то все распечатанные листы нумеруются, прошиваются и опечатываются для сдачи в архив.

Источник: http://ZnayDelo.ru/document/journal/registracii-prikazov-po-lichnomu-sostavu.html

Назначение и правила ведения журнала регистрации приказов по личному составу

Ведение кадровой документации является важной составляющей деятельности каждого предприятия, при помощи которой фиксируются все основные события в трудовой жизни подчиненных.

При этом издаваемые приказы и другие документы должны регистрироваться в соответствующих журналах и книгах. Одним из видов таких документов является журнал регистрации приказов по личному составу. Его понятие, содержание и правила заполнения стоит рассмотреть далее более подробно.

Понятие и назначение

Таким образом фиксируется трудовой путь всех работников, а в случае необходимости можно быстро узнать, когда был издан тот или иной приказ. Данный журнал также может использоваться в судебных разбирательствах в качестве подтверждающего документа.

По срокам хранения приказы могут быть разделены на две группы, в зависимости от их содержания:

  1. Долгосрочные, со сроком хранения 75 лет. Они составляются в таких случаях:
  2. Краткосрочные, со сроком хранения 5 лет. Они фиксируют такие события:

В зависимости от этого разделения приказов на предприятии могут быть разделены и журналы их учета — для долго- и краткосрочных лучше завести отдельные документы.

Журналов в этом случае, соответственно, также заводится несколько. Каждому из них присваивается свой индекс (буквенный, например, К — для приказов о командировках, Б — о больничных и т. п.). В небольших компаниях вполне достаточно одного документа для всех видов приказов.

Установленная форма и образец

Если сравнить журналы, которые ведутся в различных организациях, то среди них можно будет найти существенные различия. Например, могут отсутствовать некоторые графы или, наоборот, иметься дополнительные. Это связано с тем, что законодательно не существует установленной формы документа.

Поэтому каждая организация может разрабатывать и использовать свой журнал. При этом его можно изготовить самостоятельно или же приобрести уже готовый (в интернете, в канцелярском магазине и т. п.).

Образец журнала, который подходит для использования в организации, можно посмотреть ниже.

zhurnal-registracii-prikazov

Как уже отмечалось, установленной формы документа нет. Однако можно рассмотреть его примерное содержание и графы, из которых он состоит:

  • порядковый номер записи;
  • дата издания документа;
  • его номер;
  • вид приказа,
  • ФИО работника, в отношении которого составляется документ;
  • основание для его издания;
  • краткое содержание или название (например, «О предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска»);
  • подпись сотрудника, подтверждающая его ознакомление с записью;
  • должность, имя и инициалы кадрового работника (или другого ответственного лица), который внес запись в журнал;
  • его подпись;
  • примечания.

Данный перечень пунктов не является обязательным или исчерпывающим, однако включает в себя всю необходимую для правильного ведения журнала информацию. По инициативе руководства конкретной компании он может быть изменен, расширен или сокращен.

Правильное заполнение и оформление

Вне зависимости от того, каким журналом пользуется предприятие (покупным или изготовленным самостоятельно), он должен быть оформлен с учетом ряда требований:

Наличие твердой обложки

Особенно это актуально в том случае, если в нем регистрируются долгосрочные приказы.

В этом случае использование и хранение документа будет длительным, поэтому необходимо позаботиться о его сохранности.

На обложке также нужно указать название документа и указать его индекс (при необходимости).

Заполненный титульный лист

На нем должны быть указаны такие данные:

  • название компании;
  • дата начала ведения журнала (может быть указана сразу);
  • дата окончания ведения (ставится после того, как документ будет закончен);
  • название документа (такое же, как на обложке);
  • индекс журнала;
  • данные об ответственном за ведение документа лице.

Информация из последнего пункта может быть указана либо на лицевой стороне, либо в конце журнала, либо на каждой его странице. Стоит учесть, что правильное оформление титульного листа является обязательным требованием для законности документа.

Прошивка и нумерация

Все страницы должны быть пронумерованы сплошным способом, то есть на каждой из них после титульного листа должен стоять порядковый номер.

После этого журнал сшивается в соответствии с установленными требованиями и в конце пломбируется.

Также на последней странице должны иметься такие данные:

  • общее количество листов;
  • подпись руководителя предприятия (или начальника кадровой службы);
  • печать компании.

Дополнительно должна быть указана дата закрытия журнала и документальное основание для этого. В качестве последнего выступает номер соответствующего приказа и сведения об ответственном за это лице.

Поскольку журнал является важным юридическим документом, он должен быть оформлен в соответствии с этими требованиями и правильно заполнен. В частности, записи должны вноситься полностью, сокращения допускаются только в том случае, если они не приводят к проблемам в их толковании.

Также в документе не должно быть ошибок или помарок, использование корректирующих средств для исправления записей не разрешается. Допущенная ошибка должна быть зачеркнута тонкой сплошной линией, рядом с которой можно внести правильную запись.

Ведение и хранение документа

Журнал должен вестись с момента начала деятельности компании и до окончания в нем листов. Рекомендуется заводить для этого максимально толстую тетрадь, чтобы не возникала необходимость в его частой замене. Вестись он может следующими лицами:

  • сотрудниками кадровой службы;
  • специалистом по персоналу;
  • делопроизводителем;
  • секретарем;
  • самим руководителем.

Конкретное ответственное лицо зависит от масштабов компании и ее организационной структуры. Обязанности по его ведению устанавливаются на основании приказа руководителя.

После окончания документ сдается в архив, в котором он хранится, в соответствии с требованиями, на протяжении 75 лет.

Поэтому прочности обложки и надежному скреплению листов стоит уделить особенное внимание.

Если в документе регистрируются краткосрочные приказы, то он должен находиться в архиве на протяжении 5 лет.

В дальнейшем журнал регистрации приказов (даже уже оконченный и сданный в архив) может быть использован в различных целях.

Например, для быстрого поиска документов или при проведении различных статистических анализов.

Учитывая его важность, руководство компании обязательно должно принять необходимые меры по предотвращению к нему незаконного доступа.

Дорогие читатели, информация в статье могла устареть, воспользуйтесь бесплатной консультацией позвонив по телефонам: Москва +7 (499) 350-80-59, Санкт-Петербург +7 (812) 309-94-01 или задайте вопрос юристу через форму обратной связи, расположенную ниже.

Источник: http://zakonguru.com/trudovoe/upravlenije/uchet/zhurnal-registracii-prikazov-po-lichnomu-sostavu.html

Журнал регистрации приказов по личному составу — образец

Журнал регистрации приказов по личному составу - образец

Журнал регистрации приказов по личному составу — образец данного источника пригодится любой фирме, имеющей наемных работников, и может быть ценным элементом кадрового документооборота на предприятии. В чем его предназначение и где можно скачать данный документ?

Для чего нужен журнал учета приказов по личному составу?

Какие документы учитываются в журнале: специфика приказов по личному составу

Журнал регистрации приказов по личному составу: структура документа

Где можно скачать образец журнала учета приказов по личному составу (образец заполнения журнала)?

Итоги

Для чего нужен журнал учета приказов по личному составу?

Рассматриваемый регистр используется кадровыми службами в целях учета документов, классифицируемых как приказы (распоряжения) по личному составу, то есть представляющих собой локальные нормативы, которые определяют служебные, должностные и трудовые функции рядовых (не относящихся к руководству фирмы) сотрудников.

Необходимость в использовании журнала регистрации приказов по личному составу обусловлена тем, что:

  • регистрация приказов нужна в случае, если срок их хранения составляет 75 лет;
  • приказы, которые служат основанием для внесения данных в основные учетные документы работников (например, трудкнижки), необходимо регистрировать.

В некоторых фирмах установлено правило, в соответствии с которым тот или иной локальный норматив вступает в действие только при условии его регистрации. В соответствии с разд. 2.2.2.

  ГОСТ Р 51141-98 («Делопроизводство и архивное дело») под регистрацией понимается некая запись о документе, которая удостоверяет факт его создания.

Журнал учета приказов — один из возможных источников, в которых соответствующие записи могут фиксироваться.

Таким образом, внесение сведений о приказе по личному составу в журнал, о котором идет речь, можно также рассматривать как одно из необходимых действий, наряду с подписанием приказа, осуществляемых в целях легитимизации соответствующего документа.

Полезно будет изучить специфику тех приказов, что фиксируются в рассматриваемом журнале.

Какие документы учитываются в журнале: специфика приказов по личному составу

Приказы по личному составу являются, как правило, персонифицированными — регулирующими деятельность конкретных работников или групп таковых (например, отдела или службы).

Как мы отметили выше, к приказам по личному составу принято относить только те локальные документы, действие которых распространяется на рядовых сотрудников (не относящихся к руководству в соответствии с Уставом). То есть, к примеру, приказ о назначении генерального директора или главного бухгалтера не должен регистрироваться в рассматриваемом журнале.

К документам, которые могут учитываться в журнале, чаще всего относятся приказы:

  • о приеме сотрудника на работу;
  • об увольнении сотрудника;
  • о переводе сотрудника на другую должность;
  • о совмещении сотрудника;
  • о совместительстве сотрудника;
  • о заработной плате;
  • о командировке;
  • об отпуске, декрете;
  • о награждении;
  • об изменении ФИО работника.

Формы приказов о личном составе компания вправе использовать те, что посчитает нужным выбрать. Но по традиции в российских организациях распространено использование унифицированных форм, например таких, как:

Т-1 и Т-1а (для оформления приказа о приеме сотрудника);

Т-8 и Т-8а (для оформления приказа об увольнении);

Т-9 и Т-9а (для оформления приказа о командировке).

Данные формы утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 5.01.2004 № 1.

Скачать форму Т-1

Скачать форму Т-1а

Скачать форму Т-8

Скачать форму Т-8а

Скачать форму Т-9

Скачать форму Т-9а

Прежде чем регистрировать тот или иной приказ по личному составу и придавать ему таким образом юридическую силу (если это предусмотрено правилами документооборота фирмы), сотрудник отдела кадров должен убедиться в том, что приказ имеет необходимые признаки легитимности, такие как:

  • наличие ссылки на документ, являющийся основанием для издания приказа (например, трудовой договор — если речь идет о приказе о приеме на работу), ссылки на НПА — если норма, устанавливаемая приказом, корреспондирует с положениями соответствующего документа или НПА;
  • наличие наименования, даты, номера, места составления документа;
  • наличие заголовка документа;
  • наличие текста приказа;
  • наличие подписи генерального директора организации;
  • наличие отметки о согласовании документа юристом фирмы или иным компетентным сотрудником.

Изучим теперь, в какой структуре может быть представлен журнал регистрации приказов по личному составу.

Журнал регистрации приказов по личному составу: структура документа

Формы журнала, о котором идет речь, не утверждены законодательно и не рекомендованы компетентными регуляторами, поэтому в каждой компании разрабатывается своя собственная форма соответствующего документа. На практике она чаще всего представлена следующими основными элементами:

  • титульным листом;
  • разделом, в котором указывается перечень сотрудников, ответственных за ведение журнала;
  • основным разделом, в котором регистрируются приказы по личному составу.

На титульном листе документа указываются:

  • наименование фирмы;
  • название документа — «Журнал регистрации приказов по личному составу»;
  • дата начала заполнения;
  • дата окончания заполнения.

Во втором разделе журнала предполагается присутствие:

  • Ф.И.О., должностей сотрудников, ответственных за ведение журнала;
  • сведений о документах, на основании которых данные сотрудники назначены ответственными;
  • подписей ответственных лиц, удостоверяющих ведение ими журнала в конкретные периоды времени;
  • сведений о соответствующих периодах.

В основном разделе журнала предполагается указание:

  • перечня порядковых номеров записей о регистрации приказов;
  • дат, номеров утверждения приказов;
  • конкретных разновидностей приказов;
  • Ф.И.О., табельных номеров сотрудников или групп таковых, на которых распространяется действие приказа;
  • документов, на основании которых издаются приказы.

Где можно скачать образец журнала учета приказов по личному составу (образец заполнения журнала)?

Загрузить заполненный образец журнала, в котором ведется учет соответствующих локальных правовых актов, вы можете на нашем портале. Источник доступен для скачивания по ссылке ниже.

Скачать образец заполнения журнала учета приказов по личному составу

Итоги

Журнал учета приказов, юрисдикция которых распространяется на рядовых сотрудников фирмы или личный состав, — документ, который, с одной стороны, позволяет повысить эффективность документооборота, с другой — может легитимизировать некоторые источники. Журнал ведется ответственными сотрудниками предприятия.

Изучить специфику журналов учета иных источников, используемых в кадровом документообороте, вы можете в статьях:

Источник: http://nalog-nalog.ru/kadrovye_dokumenty_i_obrazcy/zhurnal_registracii_prikazov_po_lichnomu_sostavu_obrazec/

Журнал регистрации приказов по личному составу

Журнал регистрации приказов по личному составу

Приказы, затрагивающие сотрудников фирмы, заносятся в журнал регистрации приказов по личному составу. К ним относятся приказы о принятии, переводе, увольнении и др. Директивы по сотрудникам являются основанием для изменений в документации: трудовой книжке, финансовых документах.

Занося приказ в журнал, фиксируется его наличие и законная сила. Чтобы упорядочить и сгруппировать документы, заводят журнал регистрации. Также, он помогает избежать подделывания документов и издание их прошлой датой.

Как каждый документ в бухгалтерии, документ прошнуровывается особым образом, постранично пронумеровывается, с задней стороны прикрепляется пломба с количеством страниц.

Какие предъявляются требования к оформлению?

пример основного раздела журнала

На первой странице, которая является лицевой, следует проставить дату начала и окончания ведения. Если ведется индекс, то он тоже проставляется.

Данные о сотруднике, который занимается ведением журнала, проставляются на первой странице.

По желанию, постранично и на обложке (на усмотрение руководителя).

Каждая страница должна быть занумерована, а документ прошит, и с задней стороны скреплен бумагой с надписью: количество страниц, факсимиле руководителя, штамп предприятия.

В журнале, имя, отчество и фамилия каждого сотрудника, указываются полностью, профессия согласно штатному расписанию. Исправление путем корректирующей жидкости запрещено. Ошибку разрешается зачеркнуть одной чертой и рядом сделать правильную запись.

Журнал регистрации приказов по личному составу должен храниться в отделе кадров, так как он является документом внутреннего использования. Проверка возможна в присутствии ответственного за него сотрудника. В установленный срок, журналы предоставляются руководителям.

Когда журнал заканчивается, на лицевой части делается соответствующая надпись и заводится новый. Старый отправляется в архив. Законом не регламентирована единая форма.

Он ведется согласно распоряжению руководителей и может разрабатываться сотрудниками самостоятельно.

Чтобы облегчить себе жизнь, можно купить готовый журнал в книжном магазине.

Журнал регистрации приказов по личному составу должен составляться с появлением первого приказа по нему. Так как организация начинает деятельность с приема на работу сотрудников, то соответственно заводить данный документ следует с первого дня работы фирмы.

Кто должен вести?

Журнал по регистрации приказов является одним из главных документов. Следовательно и заниматься им должен специальный работник.

Ответственного работника руководитель может назначить как приказом, так и поручить его ведение, изложив всё в должностной инструкции. С данной инструкцией работник ознакамливается и возвращает работодателю подписанную.

В случае длительного отсутствия данного сотрудника, с помощью приказа, его обязанности возлагаются на другого сотрудника кадровой службы или бухгалтера.

Для защиты от вложения дополнительных листов, весь журнал должен быть прошит и с задней стороны опломбирован, подписан руководителем и на нём должна быть поставлена печать фирмы. На каждом листе проставляется нумерация. На пломбе прописано количество листов.

Сроки хранения

Согласно законодательству РФ, срок хранения составляет 5 лет и 75 лет. В зависимости от документов.

Приказы по личному составу, которые следует хранить 75 лет:

  • прием на работу;
  • перевод на другую должность;
  • увольнение из организации (расторжение договора);
  • совмещение нескольких должностей;
  • перемещение должностей или профессий внутри организации;
  • повышение звания, квалификации, прохождение курсов;
  • изменение личных данных (фамилия, имя);
  • награждение;
  • оплата труда сотрудника (изменение размера), получение премий, дополнительные выплаты, объявление благодарности;
  • отпуска: сотрудников с вредным производством, по уходу за ребенком (1,5-3 года), без сохранения зарплаты;
  • дежурство по работе;
  • длительные командировки (по России и за рубеж);
  • командировки сотрудников с вредным производством;

Приказы по личному составу, которые следует хранить 5 лет:

  • ежегодный отпуск (оплачиваемый);
  • отпуск для обучения;
  • взыскания;
  • дежурства;
  • краткосрочные командировки (по России и за рубеж);

Скачать бланк и образец заполнения журнала в формате .doc (Word)

Электронная форма

На крупном предприятии с большими оборотами и большой текучкой кадров, сложно зафиксировать все изменения в данном журнале. Электронная форма более удобна в заполнении и ее всегда можно открыть и отредактировать в нужный момент.

Поиск в электронной форме более удобен. Он позволяет найти на сколько дней ушел в отпуск сотрудник, для расчета стажа упрощает поиск его принятия и увольнения. В журнале, в бумажном виде, придется затратить больше 10 минут на поиски нужной строки.

Если в организации учет ведется в 1С, то в ней приказы фиксируются автоматически.

Можно в любой момент найти информацию по интересующемуся нам сотруднику. Также, можно составить таблицу в Excel.

В случае распечатывания листов из электронной формы, их также следует прошнуровать, пронумеровать и опломбировать сзади.

Подведем итоги всего вышеизложенного. Работник, занимающийся ведением журнала регистрации приказов по личному составу определяется руководителем или должностной инструкцией.

Все страницы нумеруются, сзади ставится пломба с подписями руководителя печатью организации. Форма журнала законодательно не определена, поэтому разработкой заниматься можно самостоятельно. Исправление в журнале недопустимо. Помимо печатной формы, документ удобно вести в электронном виде.

Получите ответ юриста за 5 минут

Источник: http://consultbook.ru/grazhdanskoe-pravo/documenti-i-sprai/zhurnal-registracii-prikazov.html

Поделиться:
Нет комментариев

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.

×
Рекомендуем посмотреть