Правила внесения исправлений в книгу учета движения трудовых книжек

Содержание
  1. Как исправить запись в книге учета движения трудовых книжек
  2. Как вшить вкладыш в трудовую книжку?
  3. Заполнение титульного листа
  4. Трудовая книжка
  5. Внесение изменений и исправлений в журналы регистрации
  6. Трудовая книжка и пенсия
  7. Номенклатура дел
  8. Книга учета движения трудовых книжек
  9. Книга движения трудовых документов: внесения изменений
  10. Правила заполнения книги движения трудовых книжек
  11. Внесение исправлений в книгу учета движения трудовых книжек
  12. Регистрация трудовых книжек
  13. Замена книги учета
  14. Исправление ошибок
  15. Что делать, если нужно исправить запись в книге учета трудовых книжек?
  16. Строгая отчетность
  17. Записи, вносимые во время заполнения или хранения
  18. Как исправить ошибку в журнале регистрации
  19. Как делать исправления в книге учета
  20. Как внести исправления в книгу движения трудовых книжек
  21. Как вносятся исправления в книгу учета движения трудовых книжек?
  22. Что представляет собой книга учета движения трудовых книжек?
  23. Исправления в книге учета трудовых книжек

Как исправить запись в книге учета движения трудовых книжек

Правила внесения исправлений в книгу учета движения трудовых книжек

Соискатель предъявил документ, в его вкладыше нумерация записей начинается заново с № 1. Запись об увольнении, сделанная в ноябре 2003 года, содержит следующие сведения: «уволен по статье 31 КЗОТ (организация уже ликвидирована).

Имеются и другие записи об увольнении по статье 80, а не в соответствии с пунктом 3 части первой статьи 77 ТК РФ. Как следует поступить? В данной ситуации у вас есть два варианта действий.

Первый: оставить внесенные ранее записи без изменений, надеясь на то, что ПФР не станет придираться и не сочтет ошибки принципиальными, поскольку в период 2003–2004 годов такие ошибки были обычным делом.

Второй: погасить старый бланк, перечеркнув в ней все оставшиеся пустыми страницы и сделать отметку о выдаче дубликата. В дубликате указать общий суммарный стаж. Этот вариант кажется нам самым предпочтительным .

:

  • Внесение записи о должности сотрудника в трудовую книжку
  • Как вшить вкладыш в трудовую книжку?
  • Заполнение титульного листа
  • Трудовая книжка
  • Внесение изменений и исправлений в журналы регистрации
  • Трудовая книжка и пенсия
  • Номенклатура дел

В связи с этим можно взять за основу правила исправления ошибок, применяемые для содержательной части трудовой книжки: ниже ошибочной записи в той же графе сделать пояснение «Запись недействительна» и внести правильную запись (без зачеркивания первичной информации).Пример заполнения книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должна отвечать определенным требованиям: • книгу желательно переплести в твердую обложку (с прошивкой страниц нитками), т. к.

Как вшить вкладыш в трудовую книжку?

порядок оформления сведений о работе, совместительству, переименовании организации, о награждении

  • порядок внесения изменений и исправлений
  • вкладыш в трудовую книжку
  • дубликат трудовой книжки
  • ведение трудовой книжки предпринимателем
  • порядок подсчета трудового стажа по периодам работы
  • варианты записей внесения изменений и исправлений
  • варианты оформления записей о приеме, перемещениях, присвоении разрядов

Рекомендации по ведению книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них Трудовые книжки работников, вкладыши в них, а также запасные бланки книжек и вкладышей подлежат обязательному учету в соответствии с требованиями пункта 40 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными постановлением Правительства РФ от 16.04.03 № 225.

Заполнение титульного листа

Важно

Правил ведения и хранения трудовых книжек). Сургучная печать должна захватывать часть листа бумаги, выступающие из-под него концы шнура и обложку.

Если вместо сургучной печати используется пломба, то она ставится на выступающие из-под бумаги концы шнура.

Правила ведения и хранения трудовых книжек не предполагают использование в данной книге оттисков печатей организации или отдела кадров, на что указывают при проверках инспектора Государственной инспекции труда.

• книга должна иметь заверительную надпись с указанием цифрами и прописью количества пронумерованных прошнурованных в ней страниц.В соответствии с п. 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек заверяется данная книга подписью руководителя организации (а не работника кадровой службы или другого уполномоченного лица). После полного заполнения книги учета начинается ведение новой книги с очередного порядкового номера.

Трудовая книжка

Этот нормативный акт издается и утверждается руководством организации и носит бессрочный характер.

Персональные документы могут быть оформлены как в электронном, так и в бумажном виде.

Если текст пишется от руки, то необходимо следить за аккуратностью почерка и стараться не делать помарок.

Внесение изменений и исправлений в журналы регистрации

Внимание

В десятой графе книги ставится личная подпись (собственноручная роспись) специалиста кадровой службы, принявшего у работника трудовую книжку или оформившего книжку впервые.

При регистрации вкладыша в трудовую книжку личная подпись работника кадровой службы (несмотря на то, что в наименовании графы говорится только о расписке ответственного лица, принявшего или заполнившего трудовую книжку).

одиннадцатой графы показывает, какая сумма ( в рублях) была уплачена работником за бланк трудовой книжки или вкладыша.

В Правилах ведения и хранения трудовых книжек эта сумма не установлена, однако в п. 47 Правил указано, что при выдаче pa6oтнику трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель взимает с него плату, размер которой определяется расходами на ее (или его) приобретение.

Трудовая книжка и пенсия

Рассмотрим вопрос о том, как принять на хранение документ у работника, в каких случаях он может получить его на руки и что предпринять, если книжки нет.

У работника нет трудовой книжки Соискатель на этапе приема на работу обязан предъявить трудовую книжку (ст. 65 ТК РФ).

Принимая ее для последующего ведения и хранения, необходимо проверить, чтобы последней в ней была отметка об увольнении с предыдущего места работы.

Ее отсутствие означает, что сотрудник еще трудится по трудовому договору у прежнего работодателя или же то, что работодатель просто не сделал соответствующую отметку.

В таких случаях специалист может быть оформлен по совместительству или же он должен попросить прежнего работодателя правильно оформить свое увольнение.

Пример 1 Если речь идет о совместительстве , бумаги о стаже должны храниться у работодателя по основному месту работы.

Номенклатура дел

Как правильно поступить в этой ситуации? Есть надежда, что работодатель, ликвидируя предприятие, сдал на архивное хранение документов по личному составу. Пусть работник обратится в архив.

Выданная архивом справка станет основанием для ПФР, чтобы зачесть стаж.

Как внести исправления в неправильно указанное наименование прежнего работодателя, если найти его не представляется возможным? Тут уже ничего не исправишь – этот период не будет засчитан при начислении пенсии.

В 1970-х годах сотрудник работал в противоградовой экспедиции на территории Таджикской ССР. В документе нет отметки о том, что работал он в полевых условиях, поэтому был отказ в оформлении досрочной пенсии.

Как такая проблема может быть решена? Работник должен обратиться в ту организацию, от которой он был отправлен в экспедицию. Ему должны выдать справки, подтверждающие полевой стаж, с которые он представит в ПФР.

Источник: http://pravda34.ru/kak-ispravit-zapis-v-knige-ucheta-dvizheniya-trudovyh-knizhek/

Книга учета движения трудовых книжек

Книга учета движения трудовых книжек

Мы в книге учета движения трудовых книжек совершили ошибку – внесли запись о сотруднике не в хронологическом порядке. (Т.е.

запись о двух ранее принятых работниках предшествует записи о работнике, который принят на работу позже). Вопрос.

 Возможно, ли вносить запись о работниках ранее принятых не в хронологическом порядке в книгу учета движения трудовых книжек? Допускается ли исправления в указанный документ. Как нам выйти из этой ситуации?

Трудовым законодательством порядок внесения исправлений в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них не установлен.

Если допущена ошибка, то можно зачеркнуть неверную запись и внести новую с пометкой «Исправленному верить».

Допустимо вносить запись не в хронологическом порядке, так как соответствующее требование не установлено действующим законодательством.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Кадры».

Рекомендация: Как заполнить книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

«Книга учета движения трудовых книжек является обязательным для заполнения документом. Если книга ранее в организации не велась, то ее необходимо оформить.

Форма книги приведена в приложении 3, утвержденном постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69*. В первую очередь оформите титульный лист книги. Для этого укажите наименование организации, дату начала ведения книги.

Затем пронумеруйте, прошнуруйте, заверьте подписью руководителя организации, а также скрепите сургучной печатью или опломбируйте.

Далее заполните графы в самой книге. При этом необходимо соблюдать следующие правила.

В первой графе книги указывайте порядковые номера вносимых записей о движении трудовых книжек и вкладышей. Нумерацию записей ведите в сквозном порядке.

Во второй, третьей и четвертой графах поставьте дату (число, месяц, год) приема сотрудника на работу, заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее. Следует отметить, что фактически упомянуты две даты, чаще всего не совпадающие, это объясняется следующим:

  • в статье 66 Трудового кодекса РФ говорится о ведении трудовых книжек на сотрудников, проработавших в организации свыше пяти дней;
  • в пункте 8 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, указано, что оформление трудовой книжки сотруднику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в присутствии сотрудника не позднее недельного срока со дня приема на работу.

Поскольку в соответствии со статьей 65 Трудового кодекса РФ трудовая книжка предъявляется сотрудником при трудоустройстве, в данной графе укажите дату получения книжки от сотрудника или дату ее оформления, если сотрудник трудоустраивается впервые.

В пятую графу книги впишите фамилию владельца трудовой книжки, а также полностью его имя и отчество.

Серию и номер трудовой книжки или вкладыша в нее занесите в шестую графу.

В седьмой графе отразите должность (профессию, специальность) сотрудника, указанную в трудовом договоре. Вместо должности (профессии, специальности) может быть указана конкретная трудовая функция (ст. 57 ТК РФ).

Наименование структурного подразделения организации, в которое принят сотрудник, внесите в восьмую графу, если оно указано в трудовом договоре.

Если организация имеет сложную структуру с разделением структурных подразделений на более мелкие, то во избежание путаницы и ошибок следует указать не только подразделение, куда непосредственно принят сотрудник, но и вышестоящее отделение, в состав которого оно входит, например: «отдел маркетинга, сектор рекламы».

В девятую графу впишите дату и номер документа (приказа, распоряжения, протокола), на основании которого сотрудник принят на работу.

Необходимо отметить, что девятая графа заполняется только при приеме на работу.

При регистрации вкладышей в трудовые книжки уже работающему в организации сотруднику никаких ссылок на приказы (распоряжения) быть не может, в этом случае в девятой графе можно поставить прочерк.

В десятой графе книги ответственный за ведение трудовых книжек должен поставить личную подпись.

одиннадцатой графы показывает, какая сумма (в рублях) была уплачена сотрудником за бланк трудовой книжки или вкладыша. В Правилах, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, эта сумма прямо не установлена.

Однако в пункте 47 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, указано, что при выдаче сотруднику трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель взимает с него плату, размер которой определяется расходами на ее (или его) приобретение.

Таким образом, данная графа заполняется только при регистрации трудовых книжек, оформленных впервые, или при регистрации выданных сотрудникам вкладышей.

В остальных случаях, то есть при регистрации предъявляемых сотрудниками трудовых книжек, работодатель будет ставить в этой графе прочерк, показывая, что деньги с таких сотрудников не взимались.

Если организация считает возможным выдавать своим сотрудникам бланки трудовых книжек и вкладышей в них безвозмездно, закрепив это положение в Правилах трудового распорядка, то в одиннадцатой графе также будет стоять прочерк.

Двенадцатую и тринадцатую графы заполняйте при увольнении сотрудника. В графе 12 сотрудник ставит дату выдачи ему трудовой книжки, по общему правилу она должна совпадать с датой увольнения, а в графе 13 он расписывается в получении книжки.

Такие выводы следуют из пунктов 41, 47 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225».

2. Ситуация: Как внести изменения в книгу учета трудовых книжек и вкладышей в них, если указан неправильный номер трудовой книжки

«Трудовым законодательством порядок внесения исправлений в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них не установлен*.

Исходя из практики, ошибку в книге можно исправить путем зачеркивания одной тонкой чертой неверной информации и внесением новой записи с пометкой «Исправленному верить». Изменение своей подписью заверяет ответственный сотрудник кадровой службы и указывает дату изменения».

04.08.2016

Профессиональная справочная система для юристов, в которой вы найдете ответ на любой, даже самый сложный вопрос.
Попробуйте бесплатно

Источник: https://www.law.ru/question/52548-kniga-ucheta-dvijeniya-trudovyh-knijek

Книга движения трудовых документов: внесения изменений

Книга движения трудовых документов: внесения изменений

Для организации работы с трудовыми книжками и определения ответственности за их учет и сохранность на предприятиях заводится книга движения учета трудовых книжек.

Она представляет собой простой рабочий журнал, который состоит из 13 граф, обязательных для заполнения.

Большинство руководителей обязанности по заполнению данного журнала и его хранению возлагают на специалистов отдела кадров, работников бухгалтерской службы и секретарей.

Законодательством не запрещается поручать данные функции любым другим специалистам.

В книге учета движения трудовых книжек делаются отметки о следующих фактах:

  • получение трудовой от принятого на работу сотрудника;
  • оформление книжки при ее отсутствии или потере;
  • выдача дубликата (если это необходимо);
  • возврат трудовой сотруднику при увольнении.

Правила заполнения книги движения трудовых книжек

Существуют следующие правила по заполнению книги учета движения трудовых книжек:

  1. В первом столбце отражается номер заполняемой строки. Все отметки в журнале должны идти по порядку от первой до последней без исключения.
  2. В столбцы со второго по четвертый арабскими цифрами вносится дата записи в журнал. Следует принять во внимание тот факт, что она может и не совпадать с датой приема сотрудника на работу. Например, если у работника при устройстве на работу будет отсутствовать трудовая и необходимо будет ее завести. Согласно законодательству РФ период оформления книжки может достигать 7 дней.
  3. В пятый столбец вносятся фамилия, имя и отчество работника. Образец для заполнения в данной ситуации — это паспорт. Внесенные в журнал данные должны совпадать с данными в документе, удостоверяющем личность работника. Например, если в паспорте имя «Наталия» записано с буквой «и», то отметка в журнале «Наталья» с буквой «ь» будет являться нарушением.
  4. В шестой столбец записываются серия и номер бланка книжки. Форма отражения данной информации в бланках может отличаться. Причиной этого могут являться различные нормы оформления в зависимости от даты изготовления бланков.
  5. В седьмом и восьмом столбцах отражаются наименование должности (специальности или профессии) и отдел (служба) будущего работника. Эта информация обязательно должна соответствовать данным из трудового договора. Например, если работника приняли на должность «секретарь учебной части», то запись в журнале «секретарь факультета» будет неправильна.
  6. В девятый столбец вносятся реквизиты документа, на основании которого сотрудник был принят на работу в организацию. В большинстве случаев в роли такого документа выступает приказ руководителя организации. Следует учесть, что его номер вписывается после даты утверждения. Информация в данную графу не вносится при условии выдачи вкладыша. В такой ситуации ставится прочерк.
  7. В десятом столбце ставится подпись лица, на которое возложили обязанность по учету и хранению трудовых книжек.
  8. Одиннадцатый столбец отражает сумму денежных средств, уплаченную работником при условии выдачи ему трудовой. Такая сумма не установлена законодательством и формируется из средств, затраченных организацией на приобретение такого рода документа. Данная информация вносится в журнал только в том случае, если работник получает книжку впервые.
  9. Двенадцатый и тринадцатый столбцы заполняются в случае прекращения трудовых отношений нанимателя и работника. Вписывается дата последнего дня работы сотрудника и ставится его подпись. В случае неявки работника в организацию для получения своих документов ему высылается уведомление о необходимости явиться в организацию и забрать их.

Заполнение документа осуществляется от руки и в хронологической последовательности.

https://www.youtube.com/watch?v=hhDZQJ5ZLxM

Поэтому специалистами, которые вносят туда информацию, могут быть допущены различного рода ошибки.

Исправления в книге учета движения трудовых книжек допускаются и не классифицируются как нарушение.

Существуют следующие способы исправления ошибок:

  • неправильно внесенные данные зачеркивается, а правильная информация вносится рядом с пометкой «Исправленному верить». Под ней ставится дата и подпись лица, которое вносит соответствующие изменения в документ;
  • неправильно внесенные данные не зачеркиваются, а под ними в том же столбце делается пометка «Запись недействительна» и вносятся правильные данные.

Из этих двух способов специалисты отдают предпочтение второму, так как для внесения исправлений в документ согласно первому способу необходимо наличие специально отведенного для этого места, которого в книге может и не быть.

При оформлении книги учета существуют следующие требования к ее внешнему виду, которые необходимо принять во внимание:

  1. У журнала должна быть твердая обложка, которая может использоваться продолжительное время.
  2. Все листы необходимо пронумеровать, и нумерация должна быть сквозная. Делается это для того, чтобы не нарушать целостность книги.
  3. Все листы должны соответствовать форме, утвержденной законодательством РФ.
  4. На задней обложке журнала должна располагаться заверительная запись с указанием количества пронумерованных и прошнурованных страниц, а также подпись руководителя организации.

Срок хранения данного документа 50 лет. Поэтому, как прошить книгу учета движения трудовых книжек так, чтобы она прослужила как можно дольше, — вопрос, возникающий у специалистов, должностные обязанности которых подразумевают ее хранение.

Одни специалисты в качестве материала для прошивки выбирают шпагат или тонкую ленту. При таком выборе прошивка будет грубовата на ощупь, что, возможно, затруднит использование книги в работе.

Другие специалисты выбирают простые нитки. При таком способе прошивки необходимо будет сделать много стежков, что может привести к изменению внешнего вида книги.

Хорошим материалом для прошивки является прошивная нить ЛШ-210, которая обладает достаточной прочностью, устойчивостью к истиранию и сырости.

После полного заполнения книги заводится следующая. Старая не сдается в архив, так как ее используют при увольнении сотрудников.

Источник: http://zakonirabota.ru/kadrovye-dokumenty/kak-proshivat-pravilno-vnosit-ispravleniya-v-knigu-po-uchetu-dvizheniya-trudovyh-dokumentov.html

Внесение исправлений в книгу учета движения трудовых книжек

Внесение исправлений в книгу учета движения трудовых книжек

Учет трудовых книжек на всех предприятиях осуществляется путем их регистрации в специальной форме. Регистрация предполагает четкую фиксацию всех данных о документе, включая факт его создания, получения или отправления.

Трудовые книжки регистрируются в специальных книгах учета.

Так как они ведутся в рукописном виде, часто работники отдела кадров при их заполнении допускают какие-либо неточности, что влечет за собой необходимость исправления в книге учета движения трудовых книжек.

Регистрация трудовых книжек

Бланки подобных документов, а также вкладышей в них, необходимо учитывать в специальной приходно-расходной книге, которая ведется в бухгалтерии, а заполненные книжки и вкладыши – в специальной книге учета движения трудовых книжек, которая оформляется сотрудниками отдела кадров или специальным должностным лицом (в небольшой организации). Учет в одной книге чистых бланков и заполненных документов является одной из самых распространенных ошибок кадрового делопроизводства.

Замена книги учета

В некоторых случаях ошибка в книге учета движения трудовых книжек обусловлена введением новой формы этого документа, которая была утверждена Постановлением Министерства труда от 10 марта 2003 года.

https://www.youtube.com/watch?v=pE6EZ3OdxfM

Основное отличие предыдущей и действующей форм книги учета заключается в 11 и 12 графах, отражающих сумму, полученную от сотрудника за бланк трудовой книжки или вкладыша. В новом документе произошло слияние этих колонок в одну, отображающую сумму денежных средств в рублях.

Наряду с этим старая книга заполняется не в течение одного календарного года, а до полного использования. Часто это период в несколько лет.

На основании этого можно сделать вывод, что замена предыдущей книги учета до заполнения всех страниц документом нового образца не является ошибкой, а также обязательным мероприятием.

Распространенным нарушением правил ведения подобных книг является произвольная форма, не соответствующая установленной.

Такой журнал учета следует обязательно «закрыть», указав количество зарегистрированных в нем трудовых книжек и причину прекращения его использования.

После этого его категорически запрещается уничтожать, так как там содержится информация о трудовых книжках не только работающих, но и ранее уволенных сотрудников.

Закрыв «неправильный» журнал учета, нужно начать ведение трудовых книжек в установленной законом форме. В новую регистрационную книгу следует внести:

  1. все трудовые книжки, которые были переданы в отдел кадров сотрудниками при приеме на работу;
  2. впервые оформленные подобные документы;
  3. вкладыши, выданные сотрудникам в период их рабочей деятельности в данной компании.

Получив от работника трудовую книжку с вкладышем, оформленным в другой компании, нет необходимости его регистрировать.

Регистрировать вкладыш следует отдельной строкой и непосредственно в момент его заведения. При увольнении работник должен расписаться в регистрационном журнале за него и за полученную трудовую книжку.

В случае невозможности выдать ее или при отказе сотрудника от получения нужно отправить ему уведомление о необходимости явки или дачи согласия на отправку этого документа по почте.

При этом в регистрационном журнале следует указать номер и дату уведомления, а также дату отправки трудовой книжки почтой.

Также можно записать и номера почтовых квитанций, которые далее подшиваются в личное дело работника сотрудниками отдела кадров.

Исправление ошибок

Трудовое законодательство не предусматривает четких правил исправления ошибок в этих документах.

Поэтому исправления в журнале учета трудовых книжек чаще всего вносятся путем аккуратного зачеркивания неверных сведений одной тонкой чертой.

После этого необходимо внести верную информацию, а также сделать отметку о том, что исправленному следует верить. Данная запись обязательно должна быть подписана сотрудником отдела кадров, который вносил исправления.

Однако такой метод ликвидации ошибок в регистрационных книгах обладает существенным недостатком. Он заключается в необходимости наличия свободного места для пояснительной отметки и верной информации, которое не предусмотрено в подобных документах.

Заполняя данный регистрационный журнал, необходимо обращать внимание на его соответствие нескольким обязательным требованиям:

  • он должен иметь твердую обложку (желательно – с прошивкой всех страниц нитками), так как часто используется в течение нескольких лет, а после этого долгое время хранится в архиве;
  • все страницы должны быть пронумерованы до начала использования;
  • он должен быть прошит шнуром, концы которого следует приклеить бумагой к обложке с внутренней стороны;
  • опломбирован или опечатан сургучной печатью.

В подобных регистрационных книгах не предполагается использование печатей компании или отдела кадров. Наряду с этим в данных документах обязательно должна присутствовать специальная заверительная надпись с указанием количества прошитых и пронумерованных страниц.

Полностью заполнив журнал учета, начинать ведение нового следует с очередного порядкового номера вкладыша или трудовой книжки сотрудника.

При этом предыдущий не рекомендуется сдавать в архив, так как он часто используется при увольнении работников, которые расписываются за полученные трудовые книжки.

Источник: http://opersonale.ru/kadrovyj-uchet-i-deloproizvodstvo/trudovaya-knizhka/vnesenie-ispravlenij-v-knigu-ucheta-dvizheniya-trudovyx-knizhek.html

Что делать, если нужно исправить запись в книге учета трудовых книжек?

Каждый документ должен в обязательном порядке принадлежать к определенному архиву или картотеке. Бланки строгой отчетности также занимают свою нишу в организационном делопроизводстве.

Оформление, выдача трудовых книг и вкладышей в них фиксируется в специальных учетных регистрах движения этих документов. В любом деле могут происходить всевозможные ошибки.

Дабы избежать таких ситуаций, попытаемся разобраться, как исправить запись в книге учета трудовых книжек.

Чтобы изучить этот вопрос более детально, для начала необходимо разобраться, что собой представляет книга учета трудовых книжек.

Строгая отчетность

Помимо оформления и выдачи документов, нужно каждый из них зарегистрировать в указанном законом порядке.

Для трудовых документов законодательно создан и утвержден особый регистр – Книга учета движения трудовых книжек предприятия.

Ее можно сравнить с Главной книгой в бухгалтерском учете любой организации или предприятия. Такой журнал должен быть у любого работодателя: юридического лица или ИП.

Еще несколько лет назад у ИП потребности в оформлении специального регистра не было.

Это объясняется тем, что индивидуальные предприниматели до проведения реформ в трудовом законодательстве не выдавали своим подчиненным трудовые, а, следовательно, не заводили книги учета трудовых книжек. Сейчас все иначе.

Вести такую книгу обязаны:

  • непосредственный работодатель, например, когда он выступает в лице индивидуального предпринимателя}
  • кадровая служба юридического лица, то есть предприятия, организации, учреждения и т. д.}
  • лицо, специально уполномоченное, ответственное за заполнение и сохранность документов сотрудников.

Пункт 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек регламентирует перечень требований, которым должна отвечать книга учета:

  • как бланк трудовой книжки или вкладышей в нее, книжку учета движения трудовых документов необходимо заверять печатью работодателя}
  • все страницы данного регистра необходимо пронумеровать}
  • чтобы избежать утери документов, внесенных в книгу учета, ее необходимо прошить очень прочными нитками, завязать концы на узел, а его скрепить надежной сургучной печатью.

Не стоит забывать, что такой документ рассчитан не на один год использования, поэтому, чтобы книга учета движения трудовых не «стерлась» за годы своей службы, можно отделать ее твердым переплетом. Таким образом, намного проще становится заполнять этот регистр. После истечения срока эксплуатации и передачи в архив именно твердый переплет защитит содержимое книги от влияния времени.

Записи, вносимые во время заполнения или хранения

Чтобы понять, как исправить запись в журнале учета трудовых книжек, рассмотрим, какие именно записи делаются в книге учета движения трудовых книжек.

https://www.youtube.com/watch?v=uDbkNr-p4I0

Существует специальная утвержденная форма, согласно которой оформляется внешняя и внутренняя часть книги учета движения трудовых на предприятии.

Когда книга оформляется впервые, необходимо указать дату начала заполнения.

По истечении некоторого времени пустые страницы для записей заканчиваются, поэтому после внесения последней записи ответственное лицо проставляет дату окончания документа.

Ответственный сотрудник отдела кадров в эту учетную книгу вносит все записи о регистрации работников предприятия. К ним относят:

  • Трудовые книжки, которые выдаются сотрудникам впервые. Согласно положениям Трудового кодекса РФ, работодатель обязан обеспечить каждого своего сотрудника необходимым количеством бланков. Трудовая впервые выдается сотруднику, если он ранее нигде не был трудоустроен, и данное место работы является для него первым в жизни. Они могут выдаваться сотрудникам также в случае, если при первоначальном заполнении кадровым сотрудником были допущены грубые ошибки.
  • Трудовые книжки, которые предоставляют сотрудники, с записями с предыдущих мест работы.
  • После окончания в трудовой книжке разделов, содержащих информацию о работе или награждениях сотрудника, предусмотрено оформление дополнительного документа – вкладыша. Оформление, заверка и выдача такого не менее важного документа фиксируется также в книге учета движения трудовых книжек.

Как исправить ошибку в журнале регистрации

В этом документе, как ни странно, чаще всего допускают наибольшее количество ошибок.

Законодательство РФ предусматривает наличие данного документа на предприятии, но не обязывает работодателя в лице юридического лица или в лице индивидуального предпринимателя вводить этот регистр в производственный документооборот.

Четко установленной формы заполнения журнала регистрации трудовых договоров нет. Однако этот документ включает в себя следующие записи:

  1. Номера документов, вносимых в хронологической последовательности. Именно в этой элементарной части журнала неопытные кадровики совершают грубые ошибки, исправить которые можно только с помощью ликвидации текущего журнала и создания нового.
  2. Даты заключения договоров и их номера.
  3. Личные данные сотрудника (ФИО, дата рождения).
  4. Занимаемая должность, наличие категории или разряда.
  5. Структурное подразделение, к которому относится работник.
  6. Дата заключения/расторжения трудового договора, а также подпись.
  7. Информация о том, какая форма данной работы: постоянная или по совместительству.
  8. Дополнительная информация.

Вернемся к первому пункту – номер по порядку. Как было сказано, данная графа самая проблемная.

Все дело в том, что по неопытности, незнанию или невнимательности ответственный сотрудник кадровой службы вместо порядкового номера вносимой записи указывает номер документа: трудового договора, соглашения, трудовой, вкладыша в нее.

Ясно, что номер «бумаги» никак не соответствует определенной хронологии событий в трудовой деятельности сотрудника. Единственным решением данной проблемы может стать только принудительное завершение записей в неправильном варианте журнала и оформление нового.

На последней странице журнала произвольно от руки делается следующая запись: «Данный журнал закрывается досрочно в связи с неправильным заполнением».

Виновнику не стоит удивляться полученному дисциплинарному наказанию. Мероприятия, связанные с оформлением нового журнала, противозаконными не считаются.

Как делать исправления в книге учета

Если кадровый сотрудник не заводит журнал регистрации трудовых договоров, а ведает только книгой учета движения трудовых книжек на предприятии, то ему стоит знать основные правила. Если, кроме трудовой, сотрудник предъявил еще и вкладыш, то отдельную запись о последнем в книгу учета делать не стоит.

Книга движения трудовых на предприятии включает в себя следующие основные записи, во время внесения которых кадровик может допустить ошибку:

  1. Номер регистрации документа, внесенный в хронологической последовательности.
  2. Даты, указанные только арабскими цифрами. Довольно часто происходит так, что момент времени заполнения трудовой книги не соответствует дате поступления сотрудника на работу. В таком случае верным считается внесение даты зачисления работника в штат.
  3. Инициалы вносить запрещено. Имя, отчество и фамилию сотрудника нужно вписывать вручную без сокращений.
  4. Номер и серия трудовой книжки сотрудника.
  5. Согласно утвержденному штатному расписанию, кадровик вписывает название занимаемой должности/специальности сотрудника.
  6. Информация о структурном подразделении предприятия, к которому данный сотрудник относится.
  7. Номер, дата локального акта, который стал основанием для внесения необходимых записей в трудовую книжку, например, приказ, распоряжение, постановление руководства. Если регистрируется только вкладыш, то эти данные не вносят.
  8. После внесения всех вышеперечисленных записей необходимо указать должность и поставить подпись ответственного за заполнение и надежное хранение бланков трудовой деятельности.
  9. Если на предприятии предусмотрено взимание с сотрудника определенной суммы за выдачу трудовой книги, то эту сумму нужно указать прописью. Если на предприятии данная плата не предусмотрена, то в строке ставится прочерк.
  10.  Если сотрудник увольняется, то в день официального ухода ему выдается трудовая книжка, после получения которой он должен поставить свою подпись в учетном регистре трудовых документов, тем самым подтверждая факт официального получения своих документов.
  11.  В день увольнения в данной книжке учета ставится дата увольнения сотрудника.

Как внести исправления в книгу движения трудовых книжек

Этот один из важнейших документов на предприятии/организации заполняется вручную ответственным сотрудником отдела кадров, которому, как любому человеку, свойственно иногда ошибаться. Всякую ошибку нужно исправлять.

Приведем самый яркий и распространенный вариант исправления ошибочных записей в вышеупомянутом регистре. Если по каким-либо причинам в записях последней была допущена ошибка, то следует поступать следующим образом:

  • в пустой строке под неверной записью или после последней записи ставится отметка: «Запись под номером … считать недействительной»}
  • ниже указать достоверную информацию}
  • чтобы было понятно, кем именно были внесены изменения, под верной записью указывается фамилия, должность, подпись исправившего, а также дата внесения правильных записей.

Данный метод схож с корректурным способом исправления ошибок в регистрах бухгалтерского учета.

  • Кадровое делопроизводство и Трудовое право

Источник: http://hr-portal.ru/article/chto-delat-esli-nuzhno-ispravit-zapis-v-knige-ucheta-trudovyh-knizhek

Как вносятся исправления в книгу учета движения трудовых книжек?

Одной из важнейших вещей в деловодстве на предприятии или фирме является правильный учет движения трудовых книжек, от которого зависит правильная работа кадрового отдела.

В статье мы расскажем об актуальной информации о книге учета движения трудовых книжек, а также детально разберем вопрос исправлений в данном документе.

Что представляет собой книга учета движения трудовых книжек?

При трудоустройстве работник отдает свою трудовую книжку работодателю, который в свою очередь обязан хранить ее ровно до того момента, пока сотрудник не решит уйти или не будет уволен. Регистрация информации в книге существенно облегает процесс учета и деловодства в целом и является важной составляющей работы кадрового отдела.

Так в книгу учета трудовых книжек входит следующая информация:

  1. Номер записи.
  2. Дата заполнения или приема на работу (число, месяц, год).
  3. ФИО сотрудника.
  4. Номер, а также серия трудовой книжки работника.
  5. Должность, профессия или специальность сотрудника, который сдал свою трудовую книжку или вкладыш на хранение.
  6. Реквизиты организации (наименование фирмы, предприятия или филиала).
  7. Номер и дата приказа о принятии этого сотрудника на работу.
  8. Подпись уполномоченного лица, который заполнил или принял трудовую книжку.
  9. Выплата, которая получена за заполненные трудовые книжки или вкладыши к ним.
  10. Дата возвращения трудовой книжки (на случай увольнения).
  11. Подпись работника, который получил свою трудовую книжку или вкладыш обратно после увольнения.

Важно знать, что в книгу учета вноситься информация о трудовых книжках, которые не только были переданы работником организации, но и были заполнены самой организацией для работника, который впервые устроился на работу, это же касается и вкладышей.

Вкладыши к трудовой книжке, полученные работником на прошлом месте работы, в книгу учета не вносятся.

Такой документ должен отвечать строгим требованиям:

  • В связи с тем, что книга находится в эксплуатации несколько лет, желательно, что бы она имела плотную обложку.
  • Еще до начала заполнения документа, страницы книги должны быть пронумерованы.
  • Книга должна быть качественно прошита и опломбирована согласно правилам.
  • На титульной странице документа должна присутствовать заверительная подпись с указанием точного количества страниц в книге (числами и прописью).

Законодательство позволяет заменить книгу учета движения трудовых книжек на актуальный регистрационный журнал, который очень схож с книгой и имеет лишь маленькие отличия.

Главное отличие в учете документооборота на организации в этих случаях это время заполнение: книга учета заполняется на протяжении нескольких лет, пока хватает места в книге, тогда как сам регистрационный журнал — в течение календарного года.

Исправления в книге учета трудовых книжек

В современном российском законодательство книга учета трудовых книжек и вкладышей описана весьма бегло, как впрочем, и исправления в данном документе.

Так постановление Правительства РФ и соответствующая инструкция от Министерства труда и социальной защиты граждан не регулирует вопрос исправлений, которые запрещены или разрешены по отношению к такому документу, поэтому на практике применяют различные способы, о которых речь пойдет ниже.

Так при потребности внести исправления в книгу учета трудовых книжек нужно внести дату, когда вноситься исправление, а также подписи уполномоченных лиц, которые заполняли книгу, кроме этой информации указывается и другие реквизиты организации или лиц вносящих исправления в документ.

Если руководствоваться старым постановлением, связанным с документооборотом времен Советского Союза, то исправления в первичные документы вносятся следующим образом:

  1. Неправильный или ошибочный текст зачеркивается с указанием надписи «исправлено».
  2. Текст, который пишется вместо исправленного текста, наноситься над зачеркнутым.
  3. Обязательно исправленный текст должен быть читаем, т.е. написан не мелким шрифтом.
  4. Должна присутствовать дата, реквизиты фирмы и ответственных лиц.

Все же такой способ не всегда адекватно подходит под ситуацию (например, недостаточно места), поэтому на практике допускается и другой способ исправления ошибок в документах такого типа.

Допустимо руководится правилами для исправления ошибок в трудовых книжках при исправлении ошибок или опечаток в книге учета трудовых книжек.

Так возле записи с ошибкой делается приметка «недействительно» и в новую колонку вносятся актуальные и правильные данные с учетом требований, о которых мы писали выше (подпись, ФИО уполномоченных лиц и т.д.).

За исправление ошибок в таких документах отвечает определенное приказом руководства организации должностное лицо, чаще всего это сотрудник кадрового отдела, но бывает, что организация малочисленная и в таких случаях роль «кадровика» может выполнять один из секретарей, бухгалтеров или даже руководителей, в случае индивидуальных предпринимателей с малым штатом сотрудников.

Таким образом, книга учета движения трудовых книжек представляет собой один из важнейших документов, которые входят в кадровых делооборот и представляет большой интерес для инспекторов, которое проверяют организацию.

За неправильное ведение такого документа положены серьезные штрафы: от 500 до 5 000 рублей для конкретных лиц и до 50 000 рублей для организации.

Поэтому нужно тщательно подходить к ведению такого документа и максимально точно выполнять законодательные нормы, чтобы минимизировать все риски.

Дорогие читатели, информация в статье могла устареть, воспользуйтесь бесплатной консультацией позвонив по телефонам: Москва +7 (499) 350-80-59, Санкт-Петербург +7 (812) 309-94-01 или задайте вопрос юристу через форму обратной связи, расположенную ниже.

Источник: http://zakonguru.com/trudovoe/upravlenije/uchet/ispravleniya-v-knige-ucheta-dvizheniya-trudovyx-knizhek.html

По закону
Добавить комментарий