Табель учета рабочего времени – образец заполнения и правила ведения

Содержание
  1. 2 способа ведения журнала учета рабочего времени по предприятию
  2. Законодательная база и цели учета отработанного времени
  3. Ведение журнала учета рабочего времени
  4. Способы ведения журнала
  5. Табель учета рабочего времени
  6. Государственный контроль
  7. Табель учета рабочего времени – алгоритм заполнения, форма
  8. Предназначение табеля
  9. Ответственные лица
  10. Правила заполнения
  11. Нюансы ведения табеля и нововведения
  12. Образец заполнения табеля учета рабочего времени – способы заполнения и виды
  13. Что представляет собой табель учёта рабочего времени
  14. Основные виды
  15. 1. Т12
  16. 2. Т13
  17. Для чего нужен табель учёта рабочего времени
  18. Основные способы заполнения табеля
  19. Кто должен вести табель учёта рабочего времени
  20. Какие обозначения используются
  21. Цифровые коды оплаты труда
  22. Порядок заполнения табеля учёта рабочего времени
  23. Нюансы заполнения, связанные с нестандартными ситуациями
  24. 1. Болезнь во время отпуска
  25. 2. Праздничные дни во время отпуска сотрудника
  26. 3. Отпуск без сохранения заработной платы
  27. Образец табеля учёта рабочего времени
  28. Табель учета рабочего времени: образец заполнения и чистый бланк
  29. Табель учета рабочего времени
  30. Основные формы
  31. Заполнение
  32. Кто заполняет, кто подписывает
  33. Основные способы заполнения
  34. Особенности ведения табеля в бюджетных организациях
  35. Общепринятые кодовые обозначения при заполнении документа
  36. Как обозначается отпуск
  37. Нюансы
  38. Ответственность за отсутствие табеля
  39. Скачать чистый бланк
  40. Образец заполнения

2 способа ведения журнала учета рабочего времени по предприятию

Табель учета рабочего времени - образец заполнения и правила веденияЧто такое журнал учета рабочего времени и для чего он необходим?

Взаимоотношения работника и работодателя включают в себя много нюансов, один из которых – соблюдение трудового графика. Еще при трудоустройстве будущий сотрудник понимает, что в нужное время и в обозначенные часы он должен заниматься прямыми обязанностями.

Законодательная база и цели учета отработанного времени

Соблюдение трудового кодекса РФ максимально возможно предотвращает спорные ситуации вокруг рабочих часов.

Время, в течение которого работник должен исполнять трудовые обязанности так, как это регламентируется трудовым договором и внутренним распорядком, называется рабочим временем. Организации обязаны вести учет часов, которые фактически отрабатывает каждый сотрудник.

Закон защищает обе стороны трудового договора.

С точки зрения сотрудника, руководство не вправе принудить отрабатывать часы сверх установленного государством предела. Нормальная рабочая неделя не должна превышать 40 часов. Лимит имеют и сверхурочные работы – не более 4 часов в течение двух дней подряд и 120 часов в год.

Плюсом для работодателя является возможность контролировать командировки, опоздания, прогулы, больничные, отпуска подчиненных. Эти данные используются и для поощрения трудолюбивых сотрудников, и для дисциплинарных взысканий нарушителям.

! Не забывайте, что по статье 81 ТК РФ работодатель может по своей инициативе расторгнуть трудовой договор с сотрудником, если последний отсутствует на рабочем месте в течение всего рабочего дня (смены) без уважительных причин, – т. е. за прогул.

При почасовых ставках заработной платы контроль рабочего времени необходим обеим сторонам.

В России общепринятыми считаются 3 способа учета отработанного времени в сумме за конкретный период:

  • ежедневный;
  • еженедельный;
  • ежегодный.

Единственное, на что четко указывает закон, это максимальный контрольный срок суммированного учета времени – 1 год, а для работников, занятых на вредном производстве, – 3 месяца.

Чаще всего работодатель выбирает способ в зависимости от рабочего графика сотрудника. Поясним: ежедневный учет затрудняется, если подчиненные работают посменно сутками.

При работе вахтовым методом может возникнуть ситуация, когда за один период – например, месяц – выходит переработка, а за другой количество рабочих часов снижается.

Из-за возможных переработок в разных промежутках времени сотрудник при устройстве на работу должен четко понимать, график укладывается в нормальную рабочую неделю (40 часов) или по отношению к нему применят суммированный учет времени.

Это ключевой пункт в условиях трудового договора, и в случае его изменения наниматель обязан известить подчиненного.

Что такое сдельная система оплаты труда и как рассчитать зарплату при таком способе оплаты — читайте здесь.

Ведение журнала учета рабочего времени

Обозначим сведения, которые содержатся в документе:

1)      порядковый номер;

2)      дата;

3)      ф. и. о. и занимаемая должность сотрудника;

4)      время, когда подчиненный пришел на работу;

5)      время ухода с работы;

6)      подпись сотрудника;

7)      количество отработанных часов;

8)      комментарии, необходимые, если сотрудник опоздал либо не полностью отработал день (смену).

Что такое повременная система оплаты труда и в каких случаях ее использование на предприятии экономически оправдано и эффективно — узнайте в нашей новой публикации.

Образец журнала учета рабочего времени с пустыми графами для внесения конкретных данных по предприятию:

Образец бланка журнала учета рабочего времени.

Журнал учета рабочего времени – образец заполнения по предприятию:

Образец заполнения журнала учета рабочего времени.

Способы ведения журнала

Закон не устанавливает точного бланка для журнала учета рабочих часов, а предоставляет некую свободу нанимателю, поэтому возможно 2 варианта.

Ручная версия предусматривает наличие специальной книги, часто с возможностью прошнуровки.

По мере надобности записи заносятся ответственным сотрудником.

В ряде организаций с наличием «бумажного» журнала каждый сотрудник самостоятельно вносит время прибытия/убытия и подтверждает данные личной подписью.

Электронная версия документа определена выбором программного обеспечения. Спектр начинается с простейшего ПО, в которую данные заносятся вручную.

Но и в этой программе предусматривается формирование автоматической отчетности. Кроме экономии сил и времени ответственного, работодатель получает выборку по конкретным параметрам, таким как сверхурочная работа или отпуска и больничные.

Более сложное ПО предполагает автоматическую регистрацию времени входа и выхода сотрудника с работы. Реализуется это с помощью индивидуальных карт доступа и электронных замков (контроллер регистрации или турникет).

Еще один вид электронных систем, которые распространяются в крупных городах, — биометрический контроль сотрудников. Заключается метод в использовании отпечатка пальца как пропуск на работу.

Как правильно вести журнал регистрации приказов по основной деятельности и для чего необходим этот документ, вы можете узнать тут.

Табель учета рабочего времени

Итак, как уже уточнялось выше, работодатель обязан считать, сколько часов фактически отработал сотрудник.

Но при этом журнал учета рабочего времени, где фиксируется время прихода и ухода подчиненного, необязателен.

Каким образом тогда государство контролирует соблюдение ТК?

На основании договора при устройстве на работу каждому работнику выделяется табельный номер, который в дальнейшем фигурирует в таких документах, как например, личное дело и расчетный лист заработной платы.

Указанный номер сохраняется за сотрудником даже при смене отдела или должности, а после увольнения остается свободным еще в течение трех лет. В соответствии с индивидуальным номером в табель вносится информация о каждом сотруднике.

Принято две стандартные формы ведения табеля учета графика, утвержденные Госкомстатом в 2004 году.

При ручном методе заполнения документа используется форма Т-12, если организация установила турникет – форма Т-13.

По перечню пунктов обе формы схожи, поэтому содержание документа обозначим на примере версии Т-12.

Ниже в виде таблицы отслеживается результат работы каждого сотрудника за отчетный период – рабочие дни, пропуски, итоговое количество часов. Специальная кодировка в ячейках указывает на причину неявки на работу.

Образец табеля учета рабочего времени в электронной форме.

Возможно два варианта заполнения дней:

  • отметки о явках и неявках (этот способ проиллюстрирован ниже);
  • отметки только о пропусках, остальные дни считаются отработанными в полном объеме.

Отдельной графой учитываются сверхурочные, ночные часы, работа в праздничные и выходные дни.

Форма Т-12 дополнена вторым разделом – «Расчет с персоналом по оплате труда», который заполняется сотрудниками бухгалтерии.

Узнать, как вести журнал регистрации входящих документов и скачать образец бланка, вы можете в этой статье.

Даже если оформление документа происходит на ПК, итоговая версия идет на печать, и ее должны завизировать составивший сотрудник, руководители подразделения и организации. В ряде случаев вместо директора компании подпись ставит сотрудник кадровой службы. Готовая отчетность хранится один год.

Табель учета рабочего времени — скачать бланк в формате excel, вы можете по этой ссылке.

Государственный контроль

Внимательность, с которой сотрудники подходят к ведению журнала и табеля учета графика, связана с тем, что эти документы — основание для выплаты заработной платы, отпускных либо других пособий работнику, как следствие – основание для отчислений в налоговые органы. Некорректно составленный табель, кроме нарушения выплат подчиненным, говорит о неверном контроле доходов и расходов организации.

Отсутствие документа — грубое нарушение трудового законодательства и ведет к административной ответственности (штраф в размере от 10 тыс. р.).

В случае если возникает спорная ситуация по начислению пособий и зарплат, нарушения в ведении табеля учета графика суд рассмотрит как основание к взысканиям с организации.

В заключение стоит отметить, что ведение журнала учета рабочих часов хоть и необязательно, но приносит пользу.

Современные автоматизированные способы контроля предполагают, что руководству не придется нанимать отдельного подчиненного для выполнения этих обязанностей.

Больше информации о том, как заполнить табель учета рабочего времени в электронном виде, содержится в следующей пошаговой видео-инструкции:

Источник: http://M.ru/bukhgalteriya/dokumenty/zhurnaly/2-sposoba-vedeniya-zhurnala-ucheta-raboche.html

Табель учета рабочего времени – алгоритм заполнения, форма

Законодательно предусмотрено, что любой работодатель в обязательном порядке должен вестиопределенную документацию, в том числе и табель учета использования рабочего времени. Заполняться бланк должен ответственными лицами, официально предусмотренными соответствующим приказом.

Предназначение табеля

Законодательством предусмотрено, что журнал учета рабочего времени сотрудников должен вестись в обязательном порядке, независимо от типа предприятия, формы его собственности.

https://www.youtube.com/watch?v=meJR-8WMeSM

Вести табель учета рабочего времени необходимо для того, чтобы в дальнейшем на основании полученных сведений осуществлять начисление зарплаты за суммарный отработанный период времени. Также табель учета рабочего времени необходим для того, чтобы осуществлять контроль за соблюдением дисциплины в компании, обозначение нарушений распорядка.

Кроме того, ведение табеля учета рабочего времени необходимо также для того, чтобы контролировать порядок соблюдения законодательных норм в отношении того, какова должна быть продолжительность рабочего дня и недели.Учет рабочего времени персонала подлежит особому контролю при проведении проверок соответствующими государственными органами, поэтому данному моменту стоит уделить особое внимание.

Ответственные лица

Вести график учета рабочего времени может любой сотрудник предприятия, назначенный ответственным за данный вопрос. Предварительно им должен подписываться приказ о назначении, в противном случае требовать с него заполнение табеля учета рабочего времени работодатель не сможет.

Так как положение о табельном учете рабочего времени четко не оговаривает кто должен вести календарь эти обязанности в небольших компаниях выполняют специалисты по кадрам.

Но при этом режим и учет рабочего времени по решению работодателя может вестись кем-угодно.

Главное – в приказе указать данные и должность того работника,  который будет ответственным за календарь СУРВ.

Правила заполнения

Существует строгая форма, как должен выглядеть бланк табель учета рабочего времени на 2017 год.Как заполнить табель учета рабочего времени также предусматривается правилами ведения деловой документации.

Рекомендуется вначале найти образец заполнения как должен выглядеть календарь, а затем уже начинать работать с ним. Рассчитано, что работодатель берет чистый бланк и затем уже просто вносит туда информацию.

Предусмотрены также строгие обозначения в табеле учета рабочего времени (буквенные либо числовые), которыми и должны вноситься все сведения в календарь.

Предполагается, что табель учета рабочего времени 2017 должен включать в себя данные о:

  • отработанном времени (количество часов нужно заполнять ежедневно);
  • нарушениях (прогулы, опоздания);
  • переработки, сверхурочные;
  • правомерное отсутствие работника (отгул, отпуск).

Стандартный табель учета рабочего времени скачать можно легко на нашем сайте. При этом если форма Т 13 является применимой лишь для тех компаний, где на входе имеет турникет, который фиксирует каждый вход или выход работника, то форма Т 12 будет стандартной для всех организаций.

Табель учета рабочего времени (форма) — скачать

ФормаТ 13 табель учета рабочего времени имеет важный недостаток перед Т 12 – там отсутствует Раздел 2, куда можно вносить информацию о том, каким образом происходит оплата труда работника.

То есть табель учета рабочего времени Т 13 подходит для тех компаний, где процесс автоматизирован, а табель учета рабочего времени бланк Т 12 предполагает заполнение полностью вручную. Формы Т 12 и Т 13 схожи в системе заполнения. Имеется специальный код – буква, обозначающая конкретное событие (отсутствовал, отработал полный день).

Также журнал учета рабочего времени образец содержит информацию и об особенностях оплаты труда, предусмотренных для работника. В таком случае по данному работнику фиксируется информация о том, какие образом произведены выплаты (оплата больничного, выдача зарплаты и т.д.).

Нюансы ведения табеля и нововведения

На данный момент все более популярным становится автоматизированный учет рабочего времени. Программа табель учета рабочего времени может быть самой разной, предлагаемой различными компьютерными компаниями.

Основная задача при этом – максимальная автоматизация процесса. Изначально при приеме на работу происходит регистрация работника в системе и скачивание его основных данных.

Далее автоматизировать процесс помогает биометрия – ведется учет рабочего времени по отпечатку пальца.

Подобное изобретение позволяет легко фиксировать присутствие и отсутствие на рабочем месте работника без участия других контролирующих сотрудников.

Биометрический учет рабочего времени позволяет не только снизить нагрузку на штат работников, но и сделать процесс ведения более объективным, независимым.

Но, с другой стороны, в этом и основной недостаток – в автоматический учет рабочего времени довольно сложно вносить какие-либо корректировки.

Таким образомпрограмма учета рабочего времени проверяется контролирующими органами в своем первоначальном виде и тогда при наличии существенных причин нарушения трудовой дисциплины необходимо объяснять каждое недоразумение, так как биометрическая система учета рабочего времени не позволяет полностью удалить информацию об отсутствии на работе.

Законодательством четко предусмотрен срок хранения табеля учета рабочего времени – 5 лет с того момента как документ начал вестись.

Итак, к данному процессу важно подходить со всей ответственностью.

Это связано прежде всего с тем, что именно данный документ является основным подтверждением при решении любых трудовых споров в судебном порядке и поэтому заполненный документ будет являться основным доказательством и аргументов. Вот почему так важно четко указать всю информацию с соблюдением всех требований законодательства.

Источник: https://trud.expert/rabochee-vremya/tabel-ucheta-rabochego-vremeni.html

Образец заполнения табеля учета рабочего времени – способы заполнения и виды

В каждом предприятии независимо от его рода деятельности и количества трудящихся должен вестись табель учета рабочего времени, в этом внутреннем документе должны в полной мере отражаться как явки и отработки трудящимися положенных часов, так и их отсутствие на рабочем месте.

Как и в любом другом процессе в заполнении рассматриваемого перечня есть установленные нормы и правила, которые обязательно должны учитываться кадровиками. А что это за требования и в чем они заключаются об этом пойдет речь далее.

Что представляет собой табель учёта рабочего времени

Ведомость учета рабочего времени представляет собой документ, заполненный в табличной форме, в котором отмечаются отработанное каждым отдельным сотрудником время (дни, часы), также эти бумаги отражают и факты неявки работника на свое рабочее место, то есть, прогулы.

С помощью этих данных в конце календарного месяца производится подсчет отработанных часов, а в некоторых случаях, особенно в небольших организациях, эта же бумага используется и для начисления зарплаты работникам, так как очень часто в такого рода предприятиях обязанности отдела кадров выполняются бухгалтером.

Основные виды

На сегодняшний день в нашей стране практикуется ведение двух различных видов образцов этих документов, это:

Выбор каждым отдельно взятым предприятием одной из этих разновидностей зависит от следующих факторов:

  1. От численности сотрудников на предприятии.
  2. От наличия на предприятии отдельного структурного подразделения под названием «Отдел кадров».

Теперь рассмотрим их особенности и различия более детально:

1. Т12

Табель учета рабочего времени «Т 12» представляет собой сведения о количестве отработанных часов каждым отдельным трудящимся учреждения, которые предоставляются на двух листах, точнее на их 2/3 части. Заполняется этот вид учетной документации в единственном экземпляре ближе к концу календарного месяца.

После оформления этой бумаги, то есть занесения в нее всех сведений она отправляется к руководителю организации, а затем уже отправляется на утверждение, на стол бухгалтера.

2. Т13

Отличительной особенностью табеля формата «Т 13» является то, что она не имеет бумажного носителя и в течение отчетного периода, день за днем заполняется работником кадровой службы в электронном виде.

В конце месяца этот бланк распечатывается и по аналогии с первым рассмотренным видом отправляется сначала на утверждение и ознакомление к руководителю, а затем в бухгалтерию для расчета заработной платы.

Для чего нужен табель учёта рабочего времени

Лист учета рабочего времени является одной разновидностью, ведущихся на предприятии, учетной документации, в который заносятся все сведения, касающиеся рабочего времени:

  1. Количество рабочих часов (дней).
  2. Явка (неявка) работника на свое рабочее место.

Учитывая сведения, которые отражаются в этих бумагах определяется и целевое назначение этих документов, то есть их основное предназначение, которое и будет рассмотрено далее более детально:

  1. Учитывать ежедневное исполнение работником его основных обязанностей, а также следить за исполнением им трудового режима. С помощью ведения специализированной таблицы день за днем отдел кадров отслеживает выполнение каждым отдельным взятым работником обязанностей, возложенных на него согласно составленной ранее должностной инструкции.
  2. Знать отработанное время работником. В этом кадровом документе также ведется подсчет отработанного каждым отдельно взятым сотрудником рабочим временем, учитывая эти цифры в конце месяца бухгалтерия уже насчитывает положенную согласно представленным данным заработную плату.
  3. Правильно рассчитать заработную плату. Подробный учет рабочего времени в отдельном специально для этого представленном документе позволяет в итоге безошибочно произвести подсчет положенной каждому работнику заработной платы.
  4. Вести статистическую отчетность по труду, которая необходима для органов статистики. Заполнение и ведение табеля рабочего времени имеет значение не только внутреннее, то есть не ограничивается рамками одного предприятия, оно также имеет немаловажное значение для органов статистики, которые ведут более обширную работу.

Основные способы заполнения табеля

В зависимости от структуры предприятия, то есть от наличия или отсутствия в нем отдельного структурного подразделения под названием «Отдел кадров» на сегодняшний день принято выделять два различных способа вести рассматриваемый учетный документ:

  1. Заносить абсолютно все сведения, касаемые рабочего процесса.
  2. Учет только времени, когда служащего не было на рабочем месте по тем или иным причинам.

Перейдем к рассмотрению особенностей каждого из этих разновидностей бумаг отдельно:

  1. Отмечаются все явки, неявки на работу ежедневно. Каждый день на протяжении всего месяца в табель заносятся сведения о явке или неявке того или иного специалиста на свое рабочее место.
  2. Отмечаются только невыход на работу, опоздания и прочие отклонения от нормального рабочего дня. При выборе такого вида учета, в бумагу, являющуюся основным средством кадровой отчетности, заносятся сведения только о проступках в поведении работника, то есть отражаются только те случаи, когда работник по тем или иным причинам не явился на свое рабочее место.

Кто должен вести табель учёта рабочего времени

Согласно имеющимся и действующим на территории нашей страны законодательным актам всю работу, которая касается ведения кадрового учета на предприятии, должен вести работодатель, а то на какое структурное подразделение в той или иной организации будет ежедневно вестись эта работа жестко не регламентируется.

Это означает, что вопрос выделения отдела кадров или возложение ведения этих обязанностей на каких-либо других сотрудников решается непосредственно внутри каждого предприятия, путем составления внутренних приказов и распоряжений.

Какие обозначения используются

В начале повествования при даче определения о том, что из себя представляет табель учета рабочего времени нами упоминалось о табличной форме представления информации в рассматриваемом документе.

Исходя из чего, становится ясным факт наличия определенных условных обозначений.

Следовательно, для того чтобы суметь прочитать изложенную в формате «Т 12» или «Т 13» информацию нужно уметь читать ее, то есть быть осведомленным о значении каждого условного знака.

Именно поэтому, для того чтобы каждый наш читатель знал не только разновидности, цель составления табеля учета далее нами будут детально рассмотрены все применяемые кадровиками условные обозначения, применяемые ими в своей каждодневной работе:

  1. Я. Последней буквой русского алфавита в таблицах кадровиков обозначаются часы, которые работник отработал в дневное время.
  2. В. Этим символом великого и могучего обозначаются еженедельные выходные, а также законодательно установленные праздничные дни, не являющиеся рабочими.
  3. Н. Этим символом обозначается рабочие часы, отработанные сотрудником в ночное время суток.
  4. РВ. Аббревиатура РВ обозначает работа трудящихся вне плана, то есть в выходные и праздничные дни.
  5. С. Таким символом обозначается работа сверх нормы, то есть свыше положенных рабочих часов.
  6. Б. Второй буквой русского алфавита в табеле рабочего времени обозначается время, в которое работник был в нетрудоспособном состоянии, кроме случаев, предусмотренных пунктом «Т».
  7. К. Период, в который работник находился в командировке, то есть он отсутствовал на основном месте работы, в этих клетках табеля проставляется знак «К».
  8. ОТ. Сокращение ОТ означает период времени, в котором сотрудник находился в ежегодном оплачиваемом отпуске.
  9. ОЗ. Аббревиатура из двух заглавных букв АЗ обозначает так называемый административный отпуск, то есть промежуток, в который работник отсутствует на рабочем месте, но без сохранения заработной платы.
  10. У. Первой буквой от слова учеба обозначается отпуск работника с сохранением его средней зарплаты связанный с обучением для соответствия занимаемой должности.
  11. ДО. Так же, как называется и первая нота, в табеле учета рабочего времени обозначается отпуск, при котором не идет выплата заработной платы, однако, такой период времени также в обязательном порядке должен быть согласован с работодателем.
  12. ДБ. В ряде государственных учреждений, кроме основного оплачиваемого отпуска, также работникам предоставляется и дополнительный, но уже без сохранения оплаты, такой отрезок времени в табели и обозначается буквами ДБ.

Цифровые коды оплаты труда

Нельзя не упомянуть и о том, что в рассматриваемом учетном документе, кроме буквенных обозначений, также применяются и цифры.

Поэтому для того чтобы человеку, держащему перед собой табель, были понятны все указанные в нем обозначения, нами далее будут рассмотрены и эти количественные знаки:

  1. 2000. Начисление работнику оплаты за отработанные им часы, а также время командировок обозначается в табеле круглой цифрой – 2000.
  2. 2012. Цифра недавно нами прожитого года, то есть 2012 означает начисление заработной платы работнику во время ежегодно предоставляемого оплачиваемого отпуска.
  3. 2030. Время, в течение которого работник находился во временно нетрудоспособном состоянии из-за болезни, обозначается цифровым кодом 2030

Порядок заполнения табеля учёта рабочего времени

Часто можно услышать довольно посредственное отношение кадровиков к заполнению табеля учета рабочего времени.

На самом же деле рассматриваемый документ очень важен поэтому при его заполнении нужно придерживаться определенных правил, остановимся на некоторых из них более подробно:

  1. Каждому работнику при приеме на работу постоянную или временную присваивается табельный номер, который прописывается в каждом документе, который касается учета труда. При этом возникает вполне законный вопрос, по поводу того, как же быть с совместителями. Ведь, табельный номер в этом случае присваивается каждому работнику свой, при таких обстоятельствах учет рабочего времени каждого сотрудника ведется отдельно.
  2. В каждом подразделении организации должен быть назначен ответственный человек, который к концу календарного месяца обязан сдать начальнику отдела кадров заполненный табель. Затем, уже руководитель сверяет предоставленные ему бумаги, при выявлении каких-либо недочетов проверяет наличие предоставленных сотрудниками больничных листов или другого рода справок. При отсутствии таковых «пробелы» исправляются на прогулы.
  3. При увольнении сотрудника из организации в следующем месяце присвоенный ему ранее табельный номер удаляется. При принятии на работу же нового сотрудника в следующем месяце ему присваивается новый ранее ни за кем незакрепленный номер.
  4. Все отметки о том, что по каким-либо причинам работник не находился в определенные часы на рабочем месте должны быть подкреплены соответствующим документом (больничный, справка и т. д.).

При учете всех вышеупомянутых особенностей составление табеля не должно вызвать никаких дополнительных вопросов, так как ничего архисложного в этом нет.

Требуется лишь заполнить в соответствии с заголовками граф наполнить все ячейки, то есть напротив каждой даты должна стоять отметка, отражающая реальную картину, а именно был ли человек в этот день на рабочем месте или отсутствовал по определенным причинам.

Нюансы заполнения, связанные с нестандартными ситуациями

Жизнь человека не всегда может идти по заранее расписанному плану, так может внезапно посреди отпуска ухудшиться состояние здоровья или незапланированно понадобиться взять административный отпуск, то есть определенное количество выходных дней без сохранения заработной платы.

Если все эти форс-мажорные ситуации работники внутри отделов, как правило, могут отрегулировать самостоятельно, однако, ведь такие изменения в рабочем процесс должны быть отражены и в табеле кадровика, а о том какие встречаются нюансы в этой работе и как их нужно отразить в составляемом документе пойдет речь далее:

1. Болезнь во время отпуска

Если во время отпуска работник заболел и об этом впоследствии принес в отдел кадров больничный лист, специалистом этого подразделения должны быть внесены следующие изменения в табель:

  1. Вместо ранее проставленных букв «ОТ» нужно написать символ «Б».
  2. Затем, отпуск должен быть продлен на соответствующее число дней, в которых работник находился на больничном.

2. Праздничные дни во время отпуска сотрудника

Если в период отпуска сотрудника один или несколько дней совпадают с выходным нерабочим днем, то напротив граф этих чисел кадровик должен поставить буквы «В», то есть выходной. В таком случае, как и в предыдущем отпуск будет продлен.

3. Отпуск без сохранения заработной платы

Не во всех случаях работники могут за относительно небольшой промежуток времени решить сложные вопросы и задачи, в таких случаях, как правило, сотрудники обращаются за неоплачиваемыми отпусками, так, на сегодняшний день, сотрудники в таких случаях могут воспользоваться:

  1. Отпуском по семейным обстоятельствам, который предоставляется руководством организации.
  2. Отпуском в случае бракосочетания, который предусмотрен действующим трудовым кодексом.
  3. Дополнительным отпуском, в который работник может выйти, при условии, что таковой прописан трудовым договором, который и регулирует отношения между работником и работодателем.

Несмотря на различные названия у всех этих вышеупомянутых «выходных» дней есть одна особенность, которая заключается в том, что работник при нахождении в нем не сохраняет заработной платы.

Образец табеля учёта рабочего времени

Для того чтобы подтвердить все вышеизложенное к статье прилагается типовой образец табеля.

http://lugasoft.ru/files/blank/t-13-tabel-ucheta-rabochego-vremeni/t-13-tabel-ucheta-rabochego-vremeni.rtf

Ведение и заполнение табеля не представляет ничего сложного, главное внимательность. А наши советы будут надежным советчиком в этом деле. Удачи!

Источник: http://homeurist.com/trud/dogovora/tabelja-rabochego-vremeni.html

Табель учета рабочего времени: образец заполнения и чистый бланк

Каждому кадровому работнику известно, что заполнять документы нужно четко и без ошибок. К несчастью, их не всегда заполняют правильно.

Часто это происходит из-за недостатка нужной информации.

В этой статье мы рассмотрим правила заполнения табеля учета рабочего времени и предоставим возможность скачать чистый бланк.

Табель учета рабочего времени

Каждая компания, которая использует труд наемных работников, учитывает их рабочее время. Для этого применяется специальный бланк.

Табель учёта рабочего времени — это документ, в котором содержится информация о трудовых днях каждого сотрудника предприятия, днях пропуска работы по разным причинам. Зарплата начисляется на основании этого документа. С его помощью контролируется трудовая дисциплина, продолжительность рабочей недели, сверхурочная работа.

Основным документом, который запрашивает проверка, пришедшая на предприятие, и есть данный табель. Он должен быть всегда правильно заполнен.

Основные формы

    Существуют две часто используемые формы этого табеля:

  • Т-12
  • и Т-13.

Т-12 — многофункциональный вариант. А форма Т-13 табеля учета рабочего времени применяется, если организация использует автоматическую систему контроля выхода-невыхода на работу (турникет). Данные заносят в форму с помощью компьютера.

У формы Т-12 имеются два раздела. Если организация ведет учет времени и расчет по зарплате отдельно, то заполнять можно только первый раздел, который будет как самостоятельный документ.

Заполнение

Далее мы рассмотрим, как правильно заполнять и кто подписывает табель учета рабочего времени.

Кто заполняет, кто подписывает

Для оформления и составления табеля учета рабочего времени выбирается ответственный человек, в основном это бухгалтер по зарплате или кадровик.

Если предприятие имеет несколько подразделений, и одному человеку трудно вести учет, то разрешается в каждом отделе назначить надежных людей по табелированию рабочего времени.

После того как все отделы сдадут табеля, все данные будут сводить в один документ и передавать в бухгалтерию. Если в должностной инструкции функция по заполнению табеля не зафиксирована, нужно издать приказ.

Когда табель заполнен, сотрудник, который отвечает за него, должен обозначить свою должность и поставить подпись с расшифровкой в определенных ячейках.

Утверждает документ начальник структурного подразделения или директор организации. Они также указывают должность, и ставят подпись.

В конце ставится дата заполнения табеля.

Срок хранения табеля учета рабочего времени на предприятии должен составлять один год, это установлено законодательством.

Если закрытый табель потерялся, его можно восстановить, используя объяснительные, больничные листы, информацию о командировках и все, что может подтвердить присутствие или отсутствие человека на работе.

Основные способы заполнения

Ведение табеля учета рабочего времени происходит в течение всего месяца, отмечая явки и неявки работников. В конце подводят итоги по количеству отработанных дней.

Явки и неявки отмечают методом непрерывной регистрации.

Это значит, что за каждое число месяца в подходящей ячейке ставится обозначение —явка или неявка по неизвестным причинам.

Разрешается не отмечать явки, а только фиксировать отклонения от графика. Если в течение месяца отклонений от графика работы не было, то в документе будут указаны только итоги о результате работы, а другие клетки будут пустыми.

Рассмотрим порядок заполнения табеля учета рабочего времени на форме Т-13.

В Т-13 для обозначения явок и неявок выделена отдельная строка для каждого сотрудника.

Во второй и третьей графе нужно указать фамилию и инициалы, табельный номер и его должность. В четвертой отмечаются явки на работу и пропуски.

У каждого календарного дня есть своя клетка. В верхней части клетки — кодовое обозначение, а ниже отмечается количество отработанного времени. Если учет времени происходит в днях, то нижняя клетка не заполняется.

Вверху пятой графы пишут сколько отработано дней отдельно в первой половине месяца и во второй, а в нижней —отработанные часы. В шестой графе записывают те же данные, только за весь месяц в целом.

В седьмой графе прописываются именно эти данные, их учитывают при расчете зарплаты.

    Примеры кодов вида оплаты труда в табеле учета рабочего времени:
  • 2000 — оплата труда и командировочных;
  • 2300 — оплата больничного;
  • 2012 — оплата отпуска и др.

В восьмой графе пишется корреспондирующий счет, а в девятой —количество времени по каждому виду оплаты.
В остальные графы записывают данные о причинах неявки или опоздания на работу.

Особенности ведения табеля в бюджетных организациях

В бюджетных организациях пользуются формой №0504421, которая утверждена приказом Минфина РФ от 15 декабря 2010 г. № 173н.
В этом табеле отображается особенность работы бюджетных организаций.

    Ведется эта форма так же, как Т-12 и Т-13:

  • в едином экземпляре;
  • открывают за три дня до начала нового расчетного периода;
  • используют без изменений типовой формы.

Таблица имеет несколько отличий. В шапке нужно указать не только название организации, период ведения, структурное подразделение, а еще и его цифровой вид.

Если в табеле не внесены изменения, то его называют первичным и отмечают в этой графе как «0».

С каждым следующим исправлением указывается номер изменения по порядку.

В первых четырех графах вписываются инициалы, должность сотрудников и их табельный номер. Следующие графы заполняют в течение периода.

В верхней части указывают отклонения от рабочего графика в часах, а в нижней — обозначение причины.

В 20 графе пишут промежуточный итог, а в 37 — месячный.

В этой форме никаких специальных расчетов не предусмотрено. После окончания расчетного периода табель передают в бухгалтерию, и на его основании рассчитывают зарплату для сотрудников бюджетной организации.

Исправления в табеле запрещены.

Общепринятые кодовые обозначения при заполнении документа

В таблице указаны буквенные обозначения в табеле учета рабочего времени.

Условные обозначения Буквенный код Цифровой код
Продолжительность дневной работы Я 01
Продолжительность ночной работы Н 02
Продолжительность работы в выходные дни и праздники РВ 03
Работа сверхурочно С 04
Работа вахтовым методом ВМ 05
Командировка К 06
Повышение квалификации с отрывом от работы ПК 07
Повышение квалификации с отрывом от работы в другом регионе ПМ 08
Основной ежегодный отпуск с оплатой ОТ 09
Дополнительный ежегодный отпуск с оплатой ОД 10
Дополнительный отпуск, связанный с обучением, при этом сохраняя средний заработок работникам, совмещающим работу с учёбой У 11
Сокращённая продолжительность рабочего времени для тех, кто обучается без отрыва от работы с частичным сохранением зарплаты УВ 12
Дополнительный отпуск, связанный с обучением, не сохраняя зарплату УД 13
Отпуск во время беременности и родов Р 14
Отпуск по уходу за ребенком до трех лет ОЖ 15
Отпуск, который разрешил работодатель, не сохраняя зарплату ДО 16
Отпуск без зарплаты при условиях, которые предусмотрены законодательством РФ ОЗ 17
Дополнительный ежегодный отпуск, без зарплаты ДБ 18
Временная нетрудоспособность с выплатой пособия Б 19
Временная нетрудоспособность без пособия в случаях, которые предусмотрены законодательством Т 20
Сокращённое рабочее время в случаях, которые предусмотрены законодательством ЛЧ 21
Время необходимого прогула, если признали увольнение, или перевели на другую работу, или отстранили от работы с восстановлением на предыдущей работе ПВ 22
Неявки, во время которых исполняются государственные или общественные обязанности Г 23
Прогулы (без уважительных причин) ПР 24
Длительность работы в режиме неполного рабочего дня по инициативе работодателя в случаях, которые предусмотрены законодательством НС 25
Выходные дни и праздничные нерабочие дни В 26
Выходные дни дополнительные (оплачиваются) ОВ 27
Выходные дни дополнительные (без зарплаты) НВ 28
Забастовка (при условиях, которые предусмотрены законом) ЗБ 29
Неявки по неизвестным причинам (пока не выяснятся обстоятельства) НН 30
Время простоя, если виноват работодатель РП 31
Простой по причинам, которые не зависят ни от работодателя ни от работника НП 32
Простой, если виноват работник ВП 33
Оплачиваемое отстранение от работы в соответствии с законодательством НО 34
Неоплачиваемое отстранение от работы по причинам, которые предусмотрены законодательством НБ 35
Временная остановка работы, если задерживают зарплату НЗ 36

Как обозначается отпуск

Разные виды отпусков имеют соответствующие обозначения.

По графику
Ежегодный основной отпуск в данном документе обозначается ОТ или 09. А отпуск дополнительный имеет код ОД.

За свой счет
Какой код отпуска за свой счет проставлять зависит от того, какая причина была у сотрудника, чтобы его взять.

Если по семейным обстоятельствам и работодатель дал согласие — ДО.

Если предприятие обязано предоставить отпуск по Трудовому договору, то в табеле ставят ОЗ.

Учебный
Если сотрудник находится в учебном оплачиваемом отпуске, в документе ставится отметка У или 16. В графе учета обозначается начало отпуска и его окончание. Дополнительный учебный отпуск, в котором зарплата не сохраняется, отмечают кодом УД или 18.

По беременности и родам
Женщине, находящейся в отпуске во время беременности и родов в документе ставят код Р или 14.

По уходу за ребенком
Женщине, которая находится дома и ухаживает за ребенком до трех лет, в документе ежемесячно ставят ОЖ или 15.

Нюансы

На сотрудника при его увольнении нужно заполнить дополнительный лист, который в конце месяца прикладывается к основному документу и делается заметка об увольнении.

Неявка сотрудника на работу
Когда работник не явился на работу по неизвестным причинам, то прогул в четвертой графе табеля имеет обозначение НН или 30. После подтверждения сотрудником причины невыхода, код НН исправляют на другой, который соответствует причине неявки.

Болезнь во время отпуска
При болезни сотрудника во время ежегодного отпуска и наличии у него больничного листа, в документе вместо ОТ ставят Б. И работнику продлевают отпуск на время его болезни.

Праздник во течении отпуска
Бывает так, что во время отпуска выпадают календарные праздничные дни. В таком случае они не входят в отпуск. В табеле вместо ОТ ставят В.

Ответственность за отсутствие табеля

Некоторые считают, что табель вести необязательно. Бухгалтера считают, что табель нужен только на крупных фирмах, где работает много людей.

А на маленьких предприятиях рабочее время учитывают с помощью расписания, больничных листов и по памяти бухгалтера.

Такое мнение присутствует из-за недостаточных проверок Гоструда.

Отсутствие данного документа — нарушение законодательства. В ходе проверки инспектор обяжет руководителя вести табель, возможно, будет составлен протокол о правонарушении с наложением штрафа.

Табельный учет необходим для того, чтобы анализировать и контролировать как используется рабочее время и состояние трудовой дисциплины.

Посмотрите видео: составление табеля рабочего времени в 1С Предприятие.

Скачать чистый бланк

Скачать чистый бланк табеля учета рабочего времени можно здесь.

Образец заполнения

Образец заполнения табеля смотрите по ссылке.

Как правильно сшивать и хранить табель учета рабочего времени и другие документы смотрите отдельную статью. 
Что нужно знать о ведении трудовых книжек. 

Источник: http://svoedelo-kak.ru/kadry/deloproizvodstvo/tabel-ucheta-rabochego-vremeni.html

По закону
Добавить комментарий