Выписка из табеля учета рабочего времени – образец и нюансы оформления

Табель учёта рабочего времени на 2017-2018 год. Форма Т-12 и Т-13

Табель учёта рабочего времени предназначен для внесения сведений о фактически отработанном сотрудниками организаций времени.

Надо сказать, что бланк табельного учета не является строго обязательным – в принципе, он может быть произвольным, то есть каждое предприятие вольно применять собственный табельный бланк при возникновении такой необходимости.

Однако форма разработана и рекомендована к применению Госкомстатом РФ и является предпочтительной.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк формы Т-13 .xlsСкачать образец заполнения формы Т-13 .

xlsСкачать бланк и образец формы Т-13 в архиве .zipСкачать пустой бланк по форме Т-12 .

docСкачать образец заполнения формы Т-12 .doc

Бланк заполняется либо работником отдела кадров, либо руководителем структурного подразделения, либо специально нанятым для этой функции табельщиком.

На основе внесенных в него сведений, специалисты отдела бухгалтерии начисляют сотрудникам организации заработную плату и прочие выплаты. По сути дела, табель учета рабочего времени является одним из важнейших учетных документов.

И если небольшие компании вполне могут без него обойтись, то крупные предприятия в обязательном порядке ведут такой табельный учет.

В зависимости от принятой на предприятии системы кадрового учета, табель может формироваться либо один на всех работников организации, либо в каждом подразделении вестись отдельно.

Табель – документ регулярный, то есть каждый месяц нужно составлять новый экземпляр, поэтому порядковый номер табеля будет равнозначен порядковому номеру того месяца, в котором он был создан. Период составления табеля охватывает все дни месяца.

Заполнять табель можно как в электронном, так и в письменном виде. Однако после внесения всей необходимой информации его все равно придется распечатать для подписей ответственных лиц.

Форма Т-13. Особенности формы

Начнём с формы Т-13, которая используется для ведения табеля учёта рабочего времени сейчас куда чаще.

Унифицированная форма Т-13 или электронный табель учета рабочего времени хорошо знакома работникам отдела кадров. Это не единственный, но, определенно, самый стандартный способ учитывать проработанные часы. Если вы ведете учет вручную, следует использовать форму Т-12.

Табель учета рабочего времени — привычный инструмент для отслеживания посещаемости сотрудников.

Форма Т-13 позволяет фиксировать в деталях причины неявки на работу, включая отпуски студентов на время сессии, повышение квалификации и несколько типов отпуска по нетрудоспособности. Срок, за который заполняется документ, может быть менее 31 дня.

Заполненная Т-13 является основанием для начисления зарплаты.

Формат заполнения табеля рабочего времени в Т-13

В отличие от произвольных таблиц схожего содержания, Т-13 содержит данные о предприятии, включая форму собственности и ОКПО. Номер документа проставляется в соответствии с внутренними требованиями к ведению табелей.

В верхней части также указано название отдела. Нужно помнить, что руководителю этого отдела (даже если заполнять табель — не входит в его или ее обязанности) следует расписаться на заполненной форме.

Порядок сотрудников определяется решением ответственного лица. Чаще всего встречается сортировка по алфавиту, как в нашем примере, но возможен вариант расстановки по табельному номеру (графа 3).

В графе 4 ставим отметки по дням:

Я — (явка) рабочий день,
В — выходной,
ОТ — отпуск,
РП — явка в выходной день (отработка),
К — командировка,
ПК — повышение квалификации,
У — учебный отпуск с вызовом из образовательного учреждения,
Б — больничный с больничным листом,
Т — неоплачиваемый больничный без больничного листа.

Под отметкой Я ставим количество отработанных в этот день часов. В графе 5 суммируем количество Я в строке и количество часов. Получаем 4 значения для 2 половин месяца. В графе 6 суммируем значения и получаем итоговую цифру по работе за месяц.

Количество часов для В, ОТ, К, Б и других случаев в четвертой графе не указывается. Для этого существуют столбцы 10-13.

Учет больничных, отпусков или неявки по другим причинам

Коды обозначений могут быть другими (например, числовыми). Законодательно конкретный формат заполнения не предписан.

Обозначение Х показывает, что мы не учитываем этот день: для удобства месяц разбит на две строки с неравными значениями. Для месяцев, в которых 30 дней (к примеру, ноябрь, колонка будет выглядеть так (для удобства “несуществующее” 31-е число выделено красным):

Т-13 для ноября

По аналогии заполняется Т-13 для посещений в феврале.

В графах 7-9 указывается код оплаты, количество дней и тип начислений. В нашем примере используются коды:

• 2000 — обычный рабочий день,
• 2300 — больничный (пособие по нетрудоспособности),
• 2012 — отпуск.

Альтернативное решение

Некоторые предприятия утверждают слегка упрощенный вариант табеля без детализации причины пропусков. В графе 4 указываются только 2 кода:

• Я — рабочий день,
• Н — неотработанный день.

Этот способ может быть неудобен тем, что не фиксирует больничные.

Частные случаи

1. Как заполнять Т-13 для сотрудников, участвующих в конференциях и других учебных мероприятиях?

Зависит от позиции предприятия. Эти дни могут быть засчитаны как рабочие (Я), а могут — как повышение квалификации (ПК). Ставка оплаты также может различаться.

2. Может ли код Я иметь значение более 8 часов?

Да. Может, если есть специальное распоряжение о продленном рабочем дне. Сверхурочные часы можно помечать обозначением С.

3. В чем различие табелей Т-12 и Т-13?

Первый — форма для ведения посещаемости, заполняемая вручную. Вторая — электронным способом. Многие бухгалтерии сегодня перешли на Т-13, поскольку ее можно автоматически собрать с помощью специальной программы.

Форма Т-12

В первую очередь, как и в любом другом документе кадрового учета, в табель сначала нужно внести реквизиты организации: ее полное наименование с указанием кода ОКПО (нужно взять из регистрирующих документов), организационно-правового статуса (ИП, ООО, ЗАО, ОАО), а также структурного подразделения (отдела), по которому ведется данный табель (если это необходимо).

Затем нужно вписать в соответствующую графу номер документа по внутреннему документообороту, а также указать отчетный период, который учитывает данный табель.

Цифровые и буквенные коды в табеле учёта рабочего времени

Эта часть табеля включает в себя используемые для заполнения необходимых сведений по работникам буквенные и числовые шифры, а также их расшифровку.

Их необходимо вписывать в основной части табеля для того, чтобы коротко и понятно отражать количество фактически проведенного тем или иным сотрудников времени на рабочем месте, а также причины его неявки на работу.

В случае, если у специалистов кадрового отдела появляется потребность внесения каких-то дополнительных кодов в данную форму табеля, их можно разработать самостоятельно и вписать в данную таблицу.

Учёт рабочего времени в Т-12

Этот раздел в табеле является основным – именно в нем и ведется учет рабочего времени.

Для начала необходимо вписать в первый столбик этого раздела порядковый номер сотрудника, затем, во второй — его ФИО (желательно имя и отчество полностью, чтобы не возникало путаницы и ошибок).

В третью графу нужно вставить табельный номер работника, присвоенный ему при трудоустройстве (он индивидуален и никогда не повторяется).

Для каждого сотрудника в табеле отведено две строки – в них вписываются зашифрованные сведения о присутствии или отсутствии на рабочем месте в каждый календарный день месяца. Кроме этого, тут же необходимо указывать причину неявки на рабочее место, если таковая была установлена.

В верхней строке напротив ФИО сотрудника указывается причина, а в нижней – количество реально отработанных часов, причем, если сотрудник на рабочем месте не появлялся, нижнюю ячейку можно оставлять пустой.

Следующий этап – подсчитывание общего количества реально отработанных часов и дней за двухнедельные периоды, а в конце таблицы – результат подсчетов за месяц.

При этом следует внимательно отслеживать, чтобы полное количество календарных дней в месяце совпадало с указанной по каждому работнику суммой рабочих, выходных и праздничных дней.

Следует сказать, что иногда ответственные за заполнение табеля лица, вносят в него только те сведения, которые касаются дней, когда сотрудник отсутствовал на рабочем месте. Однако, такой вариант может повлечь кадровые и бухгалтерские ошибки, поэтому пользоваться им не целесообразно.

Дата и подписи ответственных лиц

После того, как табель учета рабочего времени заполнен, сотрудник, ответственный за него, должен указать свою должность, а также проставить в соответствующих ячейках подпись с обязательно расшифровкой.

Утвердить табель должен и руководитель структурного подразделения или директор предприятия – тоже с указанием должности и подписью с расшифровкой. Последнее, что нужно поставить – это дату заполнения табеля.

Источник: https://assistentus.ru/forma/t-12-13-tabel-uchyota-rabochego-vremeni/

Заполнение табеля Т-13: образец

Учет рабочего времени в любой организации ведется с применением специального документа — табеля.

Обычно именно на сотрудников отдела кадров возлагается ответственность за заполнение табеля Т-13: образец документа, оформленный по всем правилам, поможет избежать ошибок в процессе учета отработанных персоналом часов и дней.

Кроме того, образец позволит выбрать коды для обозначения как штатных, так и отклоняющихся от нормы ситуаций, правильно заверить форму перед передачей в бухгалтерию.

Учет времени, фактически отработанного сотрудниками предприятия — одна из основных обязанностей работодателя, закрепленная ч.4 ст.91 ТК РФ.

Поэтому в каждой организации ведется табель учета рабочего времени.

Это важный документ, на основании которого ежемесячно подсчитываются отработанные персоналом часы и начисляется заработная плата.

За своевременность и корректность заполнения табеля отвечает уполномоченное должностное лицо.

В крупных организациях с большим штатом зачастую предусмотрена отдельная должность табельщика.

В небольших компаниях обязанности по ведению учета рабочего времени, как правило, поручаются кадровику, секретарю или бухгалтеру.

Как выбрать форму табеля учета рабочего времени 2017

Для начала необходимо понять, какую форму целесообразно использовать в том или ином случае. На сегодняшний день коммерческими организациями применяются две типовые формы табеля, разработанные Госкомстатом (Т-12 и Т-13). Друг от друга они отличаются исключительно составом реквизитов.

Бюджетные организации используют форму 0504421 (согласно приказу Минфина России №52н от 30.03.2015). Кроме того, каждый работодатель, не являющийся бюджетной организацией, вправе разработать собственную учетную форму, дополнив ее любыми реквизитами по своему усмотрению.

Скачайте документы по теме:

В отличие от формы Т-12, предназначенной одновременно для контроля соблюдения персоналом режима рабочего времени и учета выплат, табель Т-13 содержит только графы, связанные с учетом отработанного времени. Форму Т-13 целесообразно применять на предприятиях, использующих автоматизированную обработку учетных данных.

Некоторые работодатели, чтобы уменьшить трудозатраты на заполнение табеля, печатают бланки с частично заполненными реквизитами. В таком бланке заранее могут указываться:

наименование структурного подразделения компании;

фамилии, имена и отчества сотрудников;

табельные номера;

даты и прочее.

Кроме того, в бланке Т-13 присутствует ряд обязательных для любой учетной формы реквизитов. К их числу относятся:

наименование и дата составления документа;

единицы измерения рабочего времени;

название организации-работодателя;

сведения о должностных лицах, ответственных за заполнение табеля.

Данные о работниках вносятся в табель на основании первичных документов по учету кадров, например, трудового договора или приказа о приеме на работу.

Прежде чем внести отметку о причинах отклонения от установленного на предприятии режима рабочего времени, необходимо убедиться в наличии документального основания:

приказа о привлечении к сверхурочным работам;

справки о выполнении общественных обязанностей;

предупреждения о простое и так далее.

Заполняя табель Т-13, нужно отметить все явки и неявки сотрудников на работу, вывести общее количество отработанных за месяц часов и дней, а также указать причины каждого случая неявки.

Оформлять бланк можно двумя способами: путем сплошной регистрации, при которой отмечаются все явки и неявки, или регистрации отклонений, которая предполагает лишь фиксацию событий, отклоняющихся от нормы.

При использовании второго способа явки и полностью отработанные дни не отмечаются. Проставляются только опоздания, сверхурочные часы, командировки, неявки на работу по причине временной нетрудоспособности и прочие отклонения.

Такой подход удобен при нормальной продолжительности рабочего времени, когда длительность смены или рабочего дня на предприятии не меняется. Но чаще применяется первый способ, как более надежный и информативный.

Рассмотрим образец заполнения табеля учета рабочего времени Т-13 2017 методом сплошной регистрации.

Образец заполнения табеля рабочего времени: основные реквизиты

Справка

Бланк Т-13

Типовой бланк Т-13 состоит из «шапки» и таблицы, предназначенной для отметок об отработанном персоналом времени. Таблица разделена на 13 колонок для разных типов сведений:

• 1 — порядковый номер;
• 2 — ФИО, должность, профессия или специальность сотрудника;
• 3 — табельный номер;
• 4 — отметки по числам месяца о явках и неявках на работу;
• 5 — количество дней (часов), отработанных за половину месяца;
• 6 — количество дней (часов), отработанных за весь месяц;
• 7-9 — данные для начисления заработной платы по видам и направлениям затрат;
• 10-13 — причины неявок на работу.

Заполнение табеля в 2017 году начинается с внесения данных в колонки 1-3.

Затем ежедневно делаются отметки в колонке 4 — напротив ФИО конкретных сотрудников, под соответствующей датой.

Для каждого дня отведена отдельная ячейка: сверху ставится код, снизу указывается количество отработанных часов. Если учет ведется исключительно в днях, нижнюю ячейку не заполняют.

Данные в колонки 5-6 вносятся только по итогам отработанного отчетного периода (половины или целого месяца). Заполнить документ без ошибок поможет правильный образец заполнения табеля учета рабочего времени Т-13, доступный всем подписчикам нашего журнала.

Важно: в отличие от формы Т-12, в которой данные по дням месяца расположены горизонтально (с первого по последний день), в унифицированном бланке Т-13 они разделены на два блока, расположенных друг под другом.

Каждый блок соответствует половине месяца. Есть и другие различия. Так, в бланке Т-13 есть графы, отсутствующие в форме Т-12: в них отражаются коды видов оплаты и корреспондирующий счет бухгалтерского учета.

Справка

Коды выхода и невыхода на работу

Подавляющее большинство работодателей для обозначения выхода или невыхода сотрудников на работу используют стандартный набор буквенных и цифровых кодов, в частности:

1. Я (01) — явка, день отработан полностью;
2. В (26) — праздничный или выходной день;
3. ОТ (09) — ежегодный оплачиваемый отпуск;
4. ОЖ (15) — отпуск по уходу за ребенком в возрасте до трех лет;
5. ДО (16) — отпуск «за свой счет», без сохранения зарплаты;
6. Р (14) — отпуск по беременности и родам или в связи с усыновлением ребенка;
7. Б (19) — временная нетрудоспособность;
8. К (06) — командировка;
9. НН (30) — неявка на работу по невыясненным причинам.

Эти коды универсальны и применяются при заполнении разных типов форм, в том числе табеля Т-12 и Т-13.

Но когда дело доходит до заполнения итоговой части таблицы в форме Т-13, которая в бланке Т-12 отсутствует, стоит использовать коды вида оплаты из приложения №1 к приказу Федеральной налоговой службы РФ №ММВ-7-11/387@ от 10.09.2015.

Код вида оплаты труда в табеле 2017

Когда коды видов оплаты труда в табеле Т-13 идентичны кодам, применяемым при составлении отчетности о доходах и заполнении формы 2-НДФЛ, сопоставлять данные становится проще. Поэтому рекомендуется заполнять итоговую часть таблицы, обозначая разные виды выплат следующими кодами:

• 2000 — заработная плата и командировочные;
• 2012 — отпускные;
• 2300 — оплата периода временной нетрудоспособности;
• 2530 — оплата труда в натуральной форме.

Если при заполнении табеля выясняется, что для всех работников используется только один вид оплаты труда, его код указывается вверху граф 7-9 вместе с единым корреспондирующим счетом, на который относятся затраты по данной категории выплат.

Тогда нижние ячейки граф 7-8 остаются пустыми, а в графу 9 вносятся сведения о количестве дней или часов, отработанных за месяц каждым сотрудником.

Если же используются разные виды оплаты (например, заработная плата, отпускные и пособие по временной нетрудоспособности), придется заполнить все три графы.

Разработка дополнительных кодов

Анализируя любой пример заполнения табеля учета рабочего времени-2017 на базе унифицированной формы Т-13, можно заметить, что список отраженных в нем ситуаций не очень широк. Тем не менее, иногда предложенных законодателем кодов недостаточно.

Как быть, если компания поощряет сотрудников путем предоставления дополнительных дней отдыха? Или когда сотрудница ежедневно использует перерывы для кормления ребенка до полутора лет? Отражать сложившиеся на практике ситуации в учетных документах нужно обязательно, и в этом случае работодатель вправе дополнить стандартный набор кодов. Дополнения вводятся в действие приказом по основной деятельности:

Данное право предоставлено не только коммерческим предприятиям, но также государственным и муниципальным учреждениям, применяющим для учета рабочего времени форму 0504421.

Табель учета рабочего времени: пример заполнения

Сложнее всего избежать ошибок при отражении в табеле рабочего времени сложных и нетривиальных ситуаций. При общей для всех сотрудников стандартной 40-часовой рабочей неделе с двумя выходными днями проблем с учетом, как правило, не возникает.

Но если специфика деятельности предприятия предполагает внутреннее совместительство или выход некоторых специалистов на смену по графику «сутки через трое», к вопросам оформления табеля следует подходить с особым вниманием. Табель учета рабочего времени: пример заполнения при внутреннем совместительстве выглядит следующим образом:

Рабочее время персонала, трудовая деятельность которого требует круглосуточного присутствия на работе с чередованием смен по заранее составленному графику, учитываем немного иначе. Если работник трудится по графику «сутки через трое», отработанные часы отмечаем так:

Порой заминки возникают при заполнении 10-13 колонок таблицы формы Т-13, предназначенных для отражения сведений о неявках сотрудников на работу и причинах их отсутствия.

Во-первых, на практике не всегда удается выяснить реальные обстоятельства невыхода сотрудника на рабочее место. Во-вторых, нужно правильно подобрать код, которым обозначается та или иная причина неявки.

Разобраться в вопросе поможет оформленный табель рабочего времени (образец заполнения) с примерами обозначений.

Важно: когда работник отсутствует по невыясненным причинам, проставляется код «НН». Но если через некоторое время он приносит документ, объясняющий обстоятельства неявки (например, надлежащим образом оформленный и заверенный листок нетрудоспособности), код «НН» заменяется на «Б».

Не забудьте указать в документе точное количество дней и часов по каждому виду неявки.

В конце отчетного периода табель подписывается лицом, ответственным за его заполнение, руководителем структурного подразделения и начальником кадровой службы.

Заверенный документ передается в бухгалтерию для расчета и начисления зарплаты персоналу.

Источник: https://www.kdelo.ru/art/384500-qqq-17-m6-zapolnenie-tabelya-t-13

Как заполнить и вести табель учета рабочего времени в 2016 году: обозначения и сокращения, правила заполнения, кто подписывает, срок хранения, образец

Любой работодатель обязан фиксировать в табеле рабочее время каждого сотрудника.

Заполнение документа необходимо для отчёта перед государственными проверяющими органами и для организации внутренней системы учёта времени на предприятии.

Работодатель должен знать, как заполнить образец, как вести документ и сколько по времени можно его хранить.

https://www.youtube.com/watch?v=meJR-8WMeSM

Обратите внимание!

* В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
* Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

Назначение табеля учёта по Трудовому Кодексу и штрафы за его отсутствие

Табель учёта — это сводная таблица, где указывается количество рабочих часов конкретного сотрудника в определённом месяце.

Это кадровый документ, который позволяет фиксировать количество отработанных часов, ежедневно отслеживать эффективность использования сотрудниками отведённого для работы времени.

Эти сведения учитываются при вычислении заработной платы, используются при составлении отчётности и ведения статистики.

Например, сотрудники ГИТ проверяют, есть ли переработки. Налоговая отслеживает корректность начисления и уплаты налогов. Рекомендация: изначально соблюдайте правила составления, избегайте исправлений. Это избавит от проблем с проверяющими органами.

На небольших предприятиях ведётся единый табель для всех коллег. Если коллектив большой, для каждого подразделения заводится отдельный табель.

За отсутствие табеля предусмотрена административная ответственность. Директору назначат штраф максимум до 3 тыс. руб., компании — до 50 тыс. руб.

Правильный образец заполнения: как оформить табель

В табеле фиксируют следующие сведения:

1. ФИО сотрудника и его табельный номер.
2. Количество часов работы за определённый день.
3. Пропущенные дни и причины пропусков.
4. Количество выходных и праздничных дней в текущем месяце.

Форма Т-12 табеля учёта заполняется для сотрудников одного подразделения или для всего коллектива небольшой фирмы

Варианты оформления табеля учёта, как заполнить, способы ведения, титульный лист

В коммерческих организациях используются формы Т-12 и Т-13. Эти образцы практически идентичны. Компания может оформить и использовать любую из этих форм или разработать собственный бланк.

Форма Т-12 табеля учёта заполняется в MS Word или шариковой ручкой на распечатанном бланке

Отличие форм в том, что Т-13 больше подходит для заполнения в автоматическом режиме на ПК. Также на бланке Т-12 нет блока для расчёта суммы оплаты труда.

Табель учета рабочего времени Т-13 заполняется с помощью специализированной компьютерной программы

Есть ещё образец формы 0504421, предназначенной для бюджетных заведений. Используется для контроля рабочего режима. Заполняется методом сплошной регистрации с отметками о наличии отклонений.

Форма 0504421 табеля учёта используется в бюджетных организациях

Существует два способа ведения документа:

1. Метод сплошной регистрации явок и неявок на работу. Его применяют при суммированном учёте рабочего времени, когда количество отработанных часов в разные периоды различается.
2. Метод регистрации отклонений (неявок, опозданий, сверхурочных часов и так далее). Этот метод применяют, когда продолжительность рабочего дня (смены) неизменна.

Документ создаётся в едином экземпляре. В конце месяца его подписывают начальники всех отделов и ответственный сотрудник из отдела кадров. Далее необходимо отправить отчёт к бухгалтерам для вычета заработной платы.

Титульный лист имеет единый вид независимо от формы табеля. При ведении документа в спецпрограмме ряд реквизитов заполняется автоматически: ФИО коллег, должность, структурный отдел, табельный номер и др.

На заглавном листе имеется выписка условных обозначений с расшифровкой. Это общепринятые сокращения, которые проставляются в таблице.

Как должна составляться выписка из отчёта для работника

Выписка может составляться за определённый период по одному сотруднику. Унифицированного образца выписки нет, компания составляет её по своему усмотрению.

Такой документ предоставляется по требованию работника. После получения письменного заявления от сотрудника документ подготавливается в течение 3 дней.

Электронный формат документа

Составлять табель учёта отработанного времени можно в электронном виде. Существует множество программ, которые позволяют это сделать. Например, «Электронный табель».

Образец заполнения табеля учёта рабочего времени в электронном формате

Если сотрудник работает на предприятии на двух должностях, то на его имя составляют два табеля учёта. В каждом случае присваивается отдельный табельный номер трудящегося.

При сдельной оплате труда также необходимо вести табель учёта. В этом случае трудящийся может рассчитывать на повышение оплаты, если перевыполнит план. Простоять и получить оклад в этом случае не представляется возможным.

В табеле учитывается время работы. Для контроля выполнения объёма работы составляется другой документ — норма выработки.

Рекомендация, как заполнять табель учёта на ПК — видео

Расшифровка обязательных кодов и условных обозначений: ночные часы, работа в день отгула и др

Приняты следующие сокращения:

1. Я — работа в дневное время.
2. В — выходные и нерабочие праздничные дни.
3. Н — работа в ночное время.
4. РВ — работа в выходные дни.
5. С — сверхурочная работа.
6. Б — больничный (период временной нетрудоспособности).
7. К — командировка.
8. ОТ — ежегодный основной оплачиваемый отпуск.
9. ОЗ — отпуск без сохранения заработной платы.
10. У — учебный отпуск.

Компания имеет право разрабатывать дополнительные обозначения.

Регламент составления отчёта

Ниже представлена инструкция по ведению табеля учёта рабочего времени:

1. Название компании прописывают в «шапке» документа. Название должно полностью совпадать со сведениями в учредительных документах.
2. «Дата составления» документа — это крайний день отчётного месяца. Также проставляют «Номер документа».
3. В ячейке «Отчётный период» указывают диапазон с первого по последнее числа месяца.
4. В первом столбце первого раздела («Учёт рабочего времени») — порядковые номера персонала.
5. Столбцы 2 и 3 заполняют на основе информации в личных карточках (форма № Т-2).
6. В 4 и 6 столбцах указывают код затрат и ежедневное отработанное количество часов.
7. В 5 и 7 графе отображают промежуточные результаты за первую половину месяца и за вторую соответственно. Верхняя ячейка содержит отработанные дни, нижняя — отработанные часы.
8. В столбцы 8–17 вписывают сведения в конце месяца. Итог отработанных дней не включает выходные, командировки, больничные, прогулы сотрудников, т. е. те дни, когда человека фактически не было на рабочем месте.
9. В 8 графе указывают сумму верхних ячеек из пятого и седьмого столбцов.
10. В 9 графе — сумму нижних ячеек пятого и седьмого столбцов.
11. В 14 и 16 — количество часов и дней.
12. В 15 — код причины неявки.
13. В 17 — общее число выходных дней за месяц.

Как корректировать табель, как вносить исправления: инструкция

Корректирующий табель — это дополнительный документ, который содержит сведения по конкретному сотруднику. К нему прилагают служебные записки ответственного должностного лица.

Например, сотрудник не явился на работу, в табеле отмечен прогул. Рабочему грозит увольнение. Но потом сотрудник принёс больничный лист. В этой ситуации необходим корректирующий табель.

Как произвести корректировку сведений в табеле:

1. Установить, действительно ли нужны исправления. Например, корректировка данных требуется из-за позднего предоставления документов.
2. Обязать работника, ответственного за ведение табеля, написать объяснительную записку. Это необходимо при каждой корректировке.
3. Составить корректирующий отчёт. Такой документ имеет тот же вид, что и основной табель. Но в графе «Вид» указывают «Корректирующий». Каждый табель с исправлениями нумеруется. Основной документ в нумерации не учитывается.

Утверждение приказа, кто должен вести и отвечать за табель

Кто должен вести этот документ? Обычно обязательства по его составлению ложатся на плечи ответственного в отделе кадров человека, бухгалтерский отдел или начальников определённых отделов в качестве дополнительных рабочих задач.

Образец заполненноготабеля учёта по форме Т-13

В каждой компании утверждается собственный порядок ведения кадровой документации. Для ведения табеля назначается конкретный сотрудник. Издаётся соответствующий приказ.

Приказом назначается сотрудник, который будет вести табель и отвечать за его корректность

Назначается сотрудник согласно его квалификации. Обычно это кадровик. Иногда табель может вести секретарь или бухгалтер.

Командировка: как учитывать командировочные часы рабочего

Если сотрудник уехал по работе в другой город, то проконтролировать его деятельность невозможно. Работник сам должен утверждать количество командировочных часов.

Сотруднику положена доплата за ведение табеля учёта. Это дополнительная обязанность, которая оплачивается в установленном порядке.

Сколько должен храниться табель

1. Как документ, который содержит сведения о деятельности компании, табель хранится не менее 12 месяцев.
2. Как основание для начисления налогов — в течение 4 лет.
3. Как первичный документ для начисления оплаты за труд — минимум 5 лет.

Ведение табеля учёта рабочего времени — это прямая обязанность работодателя, которая закреплена законодательно. Существует несколько общепринятых форм ведения подобного документа для коммерческих и бюджетных организаций.

При заполнении документа необходимо придерживаться определённого алгоритма.

• Вероника Уколова
• Распечатать

Источник: http://dela.biz/svoy-biznes/5295-kak-zapolnit-i-vesti-tabel-uchyota-rabochego-vremeni-v-2016-godu.html

Как заполнить табель учета рабочего времени?

Табель учета отработанного времени является не просто документом с фиксацией рабочих часов, но и основанием для начисления зарплаты, размер которой зависит от буквенного обозначения того или иного периода.

Также именно табель является документом, в котором, по сути, отражается вся трудовая жизнь коллектива — от больничных и отпусков до сверхурочных и командировок. Именно поэтому так важно знать, как правильно его заполнить, чтобы не нарушить ни нормы закона, ни права тружеников.

Что это за документ?

Согласно норм, закрепленных в ст.

91 ТК РФ, работодатель обязан вести учет отработанных часов на каждого сотрудника, а также учет всех периодов, в течение которых за работником сохранялось его рабочее место. И на основании п.

2 Постановления Госкомстата №1 учет обязаны вести во всех учреждениях независимо от формы собственности посредством заполнения установленной формы табеля.

Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1

Табель, является унифицированной формой первичной учетной документации, бланк которого утвержден законом, а именно тем же Постановлением Госкомстата № 1.

Оговоренный документ предназначен для фиксации всех видов труда и отдыха, а также иных периодов на основании распорядительных документов и с момента трудоустройства работника.

Зачем нужен?

Прежде всего, табель учета предназначен для ежедневной фиксации присутствия либо отсутствия сотрудников на рабочих местах, а также ежемесячного суммирования отработанного времени, в соответствии с которым уже и рассчитывается оплата труда за расчетный период. Ведь сотрудники не только отрабатывают положенное количество часов каждую смену, но и направляются в командировки, болеют, используют отпуска как ежегодные, так и административные.

Также работники могут быть привлечены к работе в законный выходной либо отработать сверхурочно, могут быть отстранены от работы либо переведены на сокращенный график, что приведет к изменению количества установленной нормы рабочих часов, которую нужно отразить для правильного расчета зарплаты.

Если за фактически отработанные часы оплата исчисляется в соответствии с окладной системой либо почасовой, то для оплаты отпусков и больничных предусмотрен уже средний заработок.

А в табеле как раз и отражаются все периоды путем применения буквенного обозначения и количества отработанных часов для фактического исчисления оплаты труда и нормы выработки.

Форма и их различие

Табель учета представляет собой табличный вариант учета с графами, соответствующими дням месяца и суммированием отработанного количества часов из расчета на списочную численность коллектива.

Оговоренный документ содержит 17 или 13 вертикальных граф, а горизонтальные предназначены для каждого работника с указанием его фамилии и инициалов, должности и табельного номера, присваиваемого при трудоустройстве.

Как правило, табель ведется на каждый отдел либо цех отдельно, ведь при огромном штате произвести учет именно по отдельно взятым структурным подразделениям проще, учитывая, что специалист, ответственный за ведение табеля, ознакомлен со всеми приказами об отпусках, больничных либо иных ситуациях, которые должны быть отражены в табеле.

В настоящий момент Постановлением Госкомстата №1 утверждено 2 формы табеля, а именно:

Две эти таблицы имеют мало различий, но вот порядок их заполнения отличается.

Форма Т-12 предназначена для ведения вручную, а форма Т-13 предусматривает возможность внесения данных в электронном виде с последующим расчетом оплаты труда сразу же, в то время как в Т-12 отражение начислений производиться в других документах.

Т-12

Табель формы Т-12, как правило, имеет 17 утвержденных вертикальных граф, предназначенных для:

• отметки явки на рабочее место каждого работника;
• отсутствия на рабочем месте в соответствии с буквенным кодом;
• количества отработанных часов за первую и вторую половину месяца с итоговой суммой;
• количества отработанных дней за месяц;
• количества дней не явки на предприятие с указанием кода и часов;
• количества выходных либо праздничных.

Табель Т-12 ведется вручную и заполняется ответственным лицом ежедневно, а за два дня до окончания расчетного периода сдается на проверку в бухгалтерию для перепроверки данных и начисления зарплаты.

https://www.youtube.com/watch?v=V2a7_qlNcy8

Форма Т-12

Т-13

Табель формы Т-13 имеет 13 вертикальных граф, предназначенных помимо вышеперечисленных для внесения данных о начислении оплаты труда, а именно:

• кода оплаты;
• корреспондирующего счета в соответствии с количеством отработанных часов и видом кодировки отсутствия на рабочем месте.

Документ формы Т-13 ведется в электронном виде, как правило, в формате Эксель с использованием специальных программ, которые осуществляют расчет автоматически. К оговоренной форме имеет доступ несколько сотрудников, которые внесением и подсчетом итогов и занимаются.

Форма Т-13

Как заполнять табель учета рабочего времени?

Табель учета ведется ежедневно.

Как правило, данные вносятся после наряда, по результатам проверки наличия работников на рабочих местах и на основании приказов, которые подтверждают законное основание отсутствия либо уважительность причины.

В середине месяца табель передается в бухгалтерию для сверки данных для начисления аванса, но затем оговоренный документ возвращается исполнителю для последующей фиксации данных.

Для того чтобы начислить зарплату сотрудникам при небольшом штате, бухгалтерии требуется как минимум один рабочий день, а если предприятие обладает большим штатом и определенной спецификой, подразумевающей доплаты и надбавки, времени для расчетов нужно больше.

Поэтому табели учета отработанных часов передаются в бухгалтерию раньше — как минимум на несколько рабочих дней с указанием данных, которые еще не имели место.

Такой способ внесения отработанных часов на перед в ряде случаев приводит к некоторым сложностям.

В частности, работник может заболеть либо попросить 1 день административного отпуска в случае возникновения семейных проблем, требующих срочного решения.

А ведь зарплата уже начислена, и на основании табеля, в который внесены такие данные.

В подобной ситуации предусмотрена отдельная процедура, которая подразумевает внесение изменений в расчеты на основании корректирующего табеля, к которому прикладывается пояснительная записка с обоснованием корректировки и последующего перерасчета оплаты труда с приложением копий листа нетрудоспособности либо приказа об административном отпуске.

Общие правила ведения

Как правило, табель имеет несколько страниц:

• На первой предусмотрены графы для внесения общих данных в частности, наименования предприятия, которое должно полностью соответствовать учредительным документам, затем указывается название структурного подраздела, номер документа, фактическая дата составления и период отчетности.
• На второй и третьей страницы предусмотрена таблица для внесения данных об отработанных часах работниками находящимися в штате. Данные о каждом из работников переносятся в табель из личной карточки во избежание ошибок, а также указывается табельный номер, который присваивается каждому труженику при трудоустройстве.
• И четвертая страница предназначена для расчета оплаты труда, которая заполняется уже бухгалтерией после получения табеля в конце отчетного периода.

Инструкция по заполнению

Учитывая, что с 2013 года условные обозначения, утвержденные Постановлением Госкомстата №1, носят рекомендательный характер, каждый работодатель волен разработать упрощенный бланк табеля с учетом особенностей специфики предприятия, таким образом исключив часть оснований для буквенного учета, который на предприятии не присутствует.

А так как для правильного заполнения табеля помимо буквенного кода существует еще ряд правил заполнения оговоренного документа, желательно создать еще и Положение либо Инструкцию с освещением всех нюансов и оснований для внесения тех или иных данных.

Кто подписывает?

Табель учета имеет несколько строк в конце таблиц для подписей сего документа ответственными лицами, которые заполняют табель и отвечают за достоверность отраженных данных.

А так как на крупных предприятиях, производить учет отработанного времени нескольким работникам достаточно сложно, вводиться специальная штатная единица табельщика либо нормировщика, который знает, как вести табель и какие нюансы должны быть учтены.

Обозначения

Нормы Приказа Госкомстата № 1, которыми были утверждены буквенные обозначения до 2013 года являлись обязательными для соблюдения всеми предприятиями, однако после оговоренной даты сии правила были отнесены к рекомендательным. А так как долгие годы условными обозначениями пользовались и оценили их удобство и объективность, все осталось по-прежнему.

В оговоренном нормативном акте предусмотрен раздел, утверждающий буквенный код для каждого основания присутствия либо отсутствия сотрудников на предприятии.

А учитывая, что оснований для отсутствия либо исполнения обязанностей в особых условиях на предприятии достаточно много разработана специальная таблица, предусматривающая буквенный код состоящий из 36 наименований всех случаев, оговоренных в ТК РФ или иных нормативных актах.

Образец заполнения на 2017 год

К примеру, заполнение табеля за рабочую неделю будет выглядеть следующим образом:

1	2	3	4	5	6	7
Я	Я	К	Я	Я	В	В
8	8	8	8	8	0	0

Скачать заполненный бланк табеля с условными обозначениями можно на нашем сайте:

Форма Т-12 заполненная

Заполненная форма Т-13

Особенности оформления

Учитывая, особенности труда на каждом предприятии, табулирование рабочего времени в разрезе различных ситуаций имеют следующий порядок отражения.

Ночные часы

В соответствии со ст.96 ТК РФ работой в ночные часы считается период с 10 вечера до 6 утра.

Следовательно, если работник имеет 12- часовую смену и приступает к работе в 8 вечера, в табеле сей период отражается так:

Ф.И.О.

12.09.2016

Источник: http://kadriruem.ru/tabel-ucheta-rabochego-vremeni/